Mendapatkan sponsor untuk menggelar acara pameran virtual memang tidak mudah. Suatu acara pameran virtual, apa pun jenis dan tujuannya, tentunya akan memakan biaya yang tidak sedikit. Sementara, kebanyakan penyelenggara, yang umumnya disebut sebagai event organizer (EO), tidak memiliki modal yang cukup untuk mengadakan atau menggelar acara pameran virtual tersebut. Karena itu, mereka membutuhkan sponsor.
Sponsor acara pameran virtual ini bisa datang dari berbagai kalangan, mulai dari individu, organisasi, atau pun perusahaan. Beberapa di antara mereka, misalnya suatu merek atau perusahaan, umumnya memiliki motivasi untuk mempromosikan produk mereka pada acara pameran virtual tersebut karena target pengunjung dari acara pameran virtual tersebut sesuai dengan target konsumen mereka.
Dukungan yang diberikan sponsor pun bermacam-macam, tidak selalu dalam bentuk uang karena banyak juga yang membantu dengan memberikan produk atau barang yang dapat menambah nilai suatu acara.
Karena jenis sponsorship bermacam-macam, Anda harus bisa melakukan penyesuaian pada saat mendekati individu, organisasi, atau pun perusahaan yang hendak Anda sasar. Berikut ini beberapa tahapan dan cara mendapatkan sponsor untuk acara pameran virtual yang bisa Anda coba terapkan.
1. Pilih Sponsor yang Sesuai Dengan Target Pengunjung
Pertama, jangan asal-asalan dalam memilih calon sponsor yang Anda incar. Ingat, tidak selamanya itu sesuai dengan siapa target pengunjung yang akan datang pada acara pameran virtual yang Anda selenggarakan. Misalnya, Anda ingin menyelenggarakan acara pameran virtual bertema kesehatan. Jika begitu, sponsor yang tepat adalah perusahaan yang bergerak di bidang farmasi atau institusi rumah sakit, atau individu dan organisasi dari kalangan medis.
Apabila Anda ingin menyelenggarakan acara konser musik virtual, tentukan terlebih dahulu segmentasi dan demografis calon pengunjung, seperti jenis kelamin, rentang usia, pekerjaan, pendidikan, dsb. sebelum memilih sponsor yang kira-kira berhubungan dengan para pengunjung, misalnya makanan dan minuman ringan. Buatlah daftar sponsor yang Anda incar dan cari serta masukkan informasi seputar nomor kontak, alamat, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menangani permintaan kerja sama sebagai sponsor.
2. Golongkan Jenis Sponsor
Langkah selanjutnya, sediakan waktu untuk menggolongkan jenis sponsor yang Anda inginkan. Misalnya, Anda ingin sponsor untuk menyediakan perlengkapan, sponsor untuk kebutuhan promosi dan publikasi, serta sponsor untuk bantuan dana. Kemudian, setelah menggolongkan jenis sponsor, Anda bisa memasukkan siapa-siapa saja sponsor yang bisa disasar sesuai dengan jenis sponsor yang sudah dirancang tersebut.
Tentunya, ini bersifat tentatif karena bisa saja sponsor yang Anda incar untuk menyediakan perlengkapan justru malah ingin menyumbangkan dalam bentuk uang, dan begitu pula sebaliknya.
3. Buat Deadline
Cara selanjutnya adalah membuat deadline mendapatkan sponsor supaya Anda benar-benar harus memfokuskan diri dan tidak melampaui batas waktu yang telah ditentukan tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena terkadang calon sponsor membutuhkan waktu yang tidak sebentar dalam mengambil keputusan, terutama apabila mereka yang berbentuk perusahaan (ada birokrasi untuk pengambilan keputusan yang berbeda-beda).
Umumnya, rentang waktu yang paling tepat untuk mendapatkan sponsor adalah mulai dari 3 dan 6 bulan sebelum acara pameran virtual terselenggara. Dengan demikian, Anda memiliki waktu untuk mencari alternatif, sementara calon sponsor pun memiliki waktu untuk mengambil keputusan. Yang jelas, jangan pernah menunggu keputusan dari sponsor. Manfaatkan deadline tersebut untuk mencari beragam alternatif sponsor lainnya yang bisa dikejar.
4. Tentukan Strategi Mendekati Sponsor
Selanjunya, Anda harus menentukan strategi pendekatan apa yang akan diterapkan kepada calon sponsor supaya mereka tertarik akan konsep acara pameran virtual yang Anda tawarkan. Maksudnya, bagaimana cara Anda menghubungi calon sponsor, apakah melalui telepon, mengirimkan proposal langsung, atau bisa juga membuat janji dan langsung bertemu dengan mereka. Ini tentunya akan berbeda-beda, tergantung pada siapa calon sponsor yang Anda sasar, apakah individu, organisasi, institusi, atau pun perusahaan. Karena itu, yang semacam ini perlu menyesuaikan dengan kondisi di lapangan. Selain itu Anda dapat menetapkan beberapa strategi lain yang dapat Anda terapkan pada acara pameran virtual Anda untuk memberikan keuntungan bagi sponsor Anda. Berikut beberapa tips strategi tersebut.
a. Mengalokasikan Booth Khusus Sponsor
Memberikan satu booth khusus untuk satu sponsor acara pameran virtual Anda akan memberikan peluang Anda mendapatkan banyak sponsor. Hal ini karena Anda mengizinkan sponsor acara pameran virtual Anda untuk terlibat dengan pengunjung secara langsung. Sehingga sponsor acara Anda akan diberikan kemudahan untuk memperkenalkan mereknya secara langsung ke pengunjung acara pameran virtual Anda.
b. Landing Page Dengan Logo Sponsor
Salah satu tujuan sponsor dalam acara pameran virtual Anda adalah memperkenalkan merek dan produk mereka ke pengunjung acara pameran virtual Anda. Anda dapat memberikan keuntungan bagi mereka dimana Anda dapat mencantumkan logo merek mereka di landing page acara pameran virtual Anda.
c. Banner Dengan Iklan Sponsor
Strategi lainnya yang bisa Anda ambil yaitu Anda dapat menawarkan berbagai kelebihan pada acara pameran virtual Anda. Misalnya jika Anda menggunakan platform Simhive untuk acara pameran virtual Anda. SimHive memungkinkan untuk mengganti banner-banner untuk menjadi branding element untuk sponsor.
5. Rancang Proposal yang Menarik
Tergantung kepada siapa calon sponsor dan sebesar apa skala acara pameran virtual Anda, merancang proposal dengan desain yang menarik juga bisa menarik minat calon sponsor. Ini terutama apabila Anda sedang mengincar suatu perusahaan, yang setiap harinya tentu menerima proposal kerja sama sponsor. Jadi, dengan desain prosposal yang menarik, peluang mereka untuk membacanya pun akan semakin besar.
Cetak proposal menggunakan kertas art carton dan art paper dengan desain full color yang menggambarkan konsep acara Anda. Kemudian, isi dengan kalimat yang singkat, jelas, dan to-the-point sehingga mereka lebih memahami maksud dan tujuan acara tersebut.
6. Mempresentasikan Proposal
Apabila Anda berhasil membuat janji temu, langkah selanjutnya untuk meyakinkan calon sponsor adalah mempresentasikan proposal yang Anda buat. Pada tahapan ini, akan ada banyak hal yang harus Anda perhatikan, mulai dari busana yang Anda kenakan, pembawaan, pemilihan bahasa, dan banyak hal lainnya yang akan berbeda-beda tergantung dari siapa calon sponsor tersebut.
Misalnya, untuk calon sponsor yang berasal dari suatu perusahaan, akan lebih baik apabila Anda berpakaian yang layak serta menunjukkan sikap profesional pada saat menyampaikan isi proposal tersebut. Usahakan untuk tetap rileks, tetapi tidak terkesan meremehkan atau malas. Pastikan semangat dan motivasi, serta pengetahuan Anda terkait acara pameran virtual dapat terlihat dan dimengerti dengan jelas oleh calon sponsor.
7. Jangan Mudah Menyerah
Anda tidak akan pernah tahu siapa calon sponsor yang akan berminat mensponsori acara pameran virtual yang Anda selenggarakan dan terkadang keputusan baru mereka berikan saat acara pameran virtual akan diadakan, misalnya sebulan sebelum acara atau bahkan seminggu sebelum acara.
Karena itu, tentukan deadline untuk melakukan follow up calon sponsor, misalnya seminggu setelah proposal Anda kirimkan, atau dua minggu setelah presentasi, atau tanyakan kepada mereka kapan sekiranya mereka bisa mengambil keputusan. Apabila mereka menolak atau tidak juga memberi keputusan, jangan berkecil hati dan segera fokuskan pikiran kepada calon sponsor lainnya yang masih memiliki peluang untuk bekerja sama. Intinya, jangan terlalu berkutat pada calon sponsor yang tidak bisa memberi kepastian.
Meskipun mencari sponsor untuk acara pameran virtual Anda bukan hal yang mudah, Anda dapat menerapkan beberapa tips diatas. Menentukan strategi yang tepat untuk menarik hati sponsor adalah tips utamanya. Tampilkan kelebihan acara pameran virtual Anda dibandingkan acara pameran virtual lainnya untuk menarik hati para sponsor. Jika Anda ingin menyelenggarakan pameran virtual, Anda dapat menggunakan salah satu plaform pameran virtual yang terkenal di Indonesia yaitu Simhive.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan platform pameran virtual SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang
