10 Hal Yang Perlu Dilakukan Dalam Menyelenggarakan Virtual Event

Virtual event atau yang biasa disebut pameran virtual bukanlah hal baru di era pandemi COVID-19 ini. Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, secara aktif mempertimbangkan virtual event sebagai bagian dari strategi pemasarannya saat ini. Keuntungan yang ditawarkan virtual event memang tidak dapat disangkal lagi. Dilihat dari peningkatan partisipasi audiens, fleksibilitas, kemudahan akses dan efektivitas biaya. Selain itu, perusahaan juga mendapatkan data yang real-time dari analitik acara.

Dengan popularitas virtual event, kita harus mematuhi beberapa aturan dalam penyelenggaraannya. Aturan yang tidak hanya menjamin kesuksesan tetapi juga akan membuat proses perencanaan menjadi terstruktur. Oleh karena itu, berikut merupakan aturan yang perlu dilakukan dalam menyelenggarakan virtual event.

1. Ciptakan Pengalaman yang Berharga

Peserta kita datang ke virtual event kita dengan harapan tinggi. Tapi, ada juga yang mengira hal itu hanya akan menjadi acara online yang membosankan. Jadi cobalah untuk membuktikan jika mereka salah.

Bagaimana? Cukup dengan memahami apa yang mereka inginkan dan apa yang mereka harapkan dari pengalaman menghadiri virtual event ini serta informasi dan peluang yang mereka cari. Relevansi adalah kuncinya.

Kita harus mengetahui dengan benar bagaimana pengalaman yang akan dimiliki audiens dan kita harus berkomitmen pada tujuan ini. Virtual event bukan hanya berisi webinar yang tak ada habisnya, namun harus terasa seperti sebuah acara. Sehingga bagaimanapun, peserta kita akan mengingat pengalaman dalam menghadiri virtual event kita.

2. Ini Bukan Sekedar Webinar

Virtual event kita berisi sekumpulan dari acara dan tidak hanya satu webinar yang panjang. Sehingga perlu untuk membuat konten berkualitas yang menyeluruh. Kita dapat menambahkan video interaktif dan dokumen yang akan menarik peserta kita. Jangan hanya menyuguhkan presentasi tanpa wajah tanpa nama. Buatlah audiens untuk terhubung dengan acara kita. Gunakan visual, grafik, dan video untuk membuat audiens tetap terlibat.

3. Aktifkan Komunikasi

Komunikasi adalah hal sangat penting dalam virtual event kita. Kita tidak dapat menghadirkan pembicara tanpa mengetahui apa yang dipikirkan audiens. Oleh karena itu, sebisa mungkin cobalah untuk aktifkan komunikasi dua arah. Pertahankan komunikasi yang lancar dengan menciptakan jalan bagi audiens kita untuk menghubungi kita, mengajukan pertanyaan dan memberikan tanggapan. Buat mereka merasa terlibat dan menjadi bagian sentral dari acara tersebut.

4. Terhubung dengan Audiens Sebelum dan Sesudahnya

Menjelang acara, tingkatkan aktivitas promosi virtual event kita. Promosikan jauh sebelum hari acara, optimalkan semua cara pemasaran dan promosi. Manfaatkan pemasaran melalui email dengan mengirimkan email pengingat dimana dengan membuat email otomatis yang dikirimkan sebelum dan sesudah acara. Manfaatkan media sosial kita atau bahkan jelajahi pemasaran melalui influencer, PR (public relation) dan berita.

Namun usaha kita tidak berhenti sampai di sini. Kita perlu mengingatkan audiens kita tentang saat-saat indah yang mereka dapat pada saat mereka menghadiri acara kita. Pertahankan komunikasi walaupun setelah acara selesai. Hal ini akan menciptakan pengalaman berharga seperti pada poin nomor 1 diatas. Oleh karena itu, coba kirimkan konten, panduan bermanfaat, rekaman konten dan materi kepada audiens sehingga mereka mungkin ingin menghadiri acara kita berikutnya.

Tanyakan kepada mereka tentang pengalaman mereka. Buat mereka tetap terlibat setelah acara dengan menyebarkan survei, menanyakan pendapat dan tanggapan, dll.

Kita bahkan dapat mengirim konten kita kepada orang-orang yang sudah mendaftar tetapi tidak dapat menghadiri acara kita. Dengan cara mengingatkan mereka tentang manfaat yang dapat mereka peroleh dari acara kita yang akan datang.

5. Uji Teknologi yang Digunakan

Ini diperlukan jika kita ingin menghindari gangguan di menit-menit terakhir sebelum acara kita berlangsung. Kesulitan/tantangan teknis dapat muncul sewaktu-waktu, jadi kita harus bersiap untuk hal itu. Uji setiap alat sebelum acara dimulai dan lakukan juga beberapa pemeriksaan.

6. Buat Acara Tetap Menyenangkan

Tambahkan aktivitas “ice breaking”. Cobalah untuk jadwalkan istirahat di sela-sela sesi, di mana peserta dapat terhubung satu sama lain dan memiliki waktu santai. Hal ini juga dapat membantu menciptakan rasa kebersamaan.

Coba juga untuk mendorong mereka untuk minum secangkir kopi, makan siang dan berbicara dengan peserta lain. Hal ini juga menjadi kesempatan lain bagi mereka untuk melakukan networking.

7. Lakukan Riset

Pilihlah platform dengan tepat. Hadiri acara terbuka yang ditawarkan oleh berbagai penyedia virtual event untuk memahami apa yang akan didapatkan peserta kita dengan setiap platform. Pelajari penawaran, paket dan ajukan pertanyaan kepada platform penyedia virtual event.

Dapatkan demo dan cobalah melihat fitur dan integrasi apa saja yang disertakan dalam setiap paketnya untuk menghindari kekecewaan di kemudian hari. Memahami dan mendapatkan pengetahuan lengkap tentang platform sebelum membeli sangat penting. Ajukan pertanyaan tentang teknologi yang mereka gunakan, apakah itu cocok untuk kita dan acara khusus kita serta dengan tujuan kita.

8. Tetapkan Tanggung Jawab

Untuk menghindari kesulitan dan tekanan di menit-menit terakhir sebelum acara dimulai, tetapkan tanggung jawab dengan seharusnya.

Saat merencanakan acara kita, putuskan kepada siapa yang bertanggung jawab atas beberapa aspek di acara tersebut. Tentukan siapa yang akan mengurus desain, siapa yang akan memastikan konten siap tepat waktu dan terakhir siapa yang memastikan platform memiliki semua yang dibutuhkan dan aktif serta berjalan tepat waktu.

Selebihnya, juga rencanakan siapa yang akan berkoordinasi dengan penyedia platform virtual event? Apakah semua akan dilakukan oleh satu orang? Atau akankah tim yang berbeda dan diberi tanggung jawab yang berbeda?

Kita bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan membuat keputusannya.

9. Jadikan Tetap Inklusif

Inilah kelebihan dari virtual event. Virtual event dapat diakses oleh siapa saja dan semua orang. Tidak ada batasan geografis atau bahkan disabilitas yang dapat menghalangi siapa pun untuk menghadiri acara tersebut. Acara kita dapat diakses oleh orang-orang dari berbagai bahasa, termasuk bahasa isyarat melalui alat terjemahan. Selain itu, virtual event juga dapat menawarkan kontras warna dan dukungan audio/visual lainnya.

Diskusikan dengan penyedia platform virtual event dengan menambahkan avatar khusus dan menyesuaikan dengan jenis audiens kita.

10. Jadwalkan Acara Sebaik Mungkin

Kita harus menghormati waktu audiens kita sehingga dalam cara kita mendesain agenda kita, termasuk juga ketika menjadwalkan jeda istirahat di antara beberapa presentasi webinar. Hargai waktu audiens kitadan pastikan aktivitas dimulai dan diakhiri tepat waktu. Hindari penundaan sebanyak mungkin dan berkomitmen pada waktu dan agenda yang ditetapkan sebelum acara.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *