Hybrid event memiliki dua set audiens, tatap muka dan jarak jauh. Sebuah konferensi hybrid yang sukses membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan yang memadai untuk memenuhi kedua kelompok. Dan untuk melakukan itu, kita perlu mengidentifikasi kebutuhan setiap kelompok.
1. Tempat Fisik yang Lengkap
Tempat fisik harus dikemas dengan semua fasilitas yang diperlukan. Fasilitas parkir, AC, tempat duduk yang luas, dan perlengkapan audio yang fungsional harus tersedia. Minuman harus disediakan untuk peserta yang datang dari jarak jauh.
Kita juga perlu memberi merek tempat dan memanfaatkan semua tempat yang tersedia untuk menampilkan jaminan pemasaran. Kita dapat menggunakan spanduk, standee, dan pamflet di berbagai bagian tempat.
Tempat tersebut juga harus dapat menyediakan semua dukungan teknis. Internet berkecepatan tinggi dan tim A/V yang andal harus tersedia. kita membantu jika kita menggambar beberapa tata letak untuk tampilan tempat fisik.
2. Tempat Virtual
Merencanakan acara fisik tampaknya mudah, tetapi hybrid event itu rumit. Seiring dengan tempat fisik, kita juga memerlukan tempat virtual untuk audiens jarak jauh kita.
Platform virtual event harus menyediakan fitur interaktif dan opsi jaringan. Peserta harus mampu berkomunikasi satu sama lain. Kita dapat menawarkan ruang virtual bagi orang-orang yang berpikiran sama untuk berinteraksi satu sama lain. Meja depan dan stan harus memberikan informasi yang komprehensif kepada para peserta.
Beberapa platform bahkan dapat mencerminkan tempat fisik ke tempat virtual. Ini membantu audiens jarak jauh untuk menavigasi dengan mudah dan merasa seperti berada di tempat yang sebenarnya. Penting untuk membuat audiens virtual dan fisik kita merasa tenggelam dan terlibat.
3. Konten Sesuai Permintaan
Ini adalah aturan yang patut diikuti. Memiliki konten sesuai permintaan berarti kita menawarkan informasi selama dan setelah acara. Tetapi penting agar peserta kita merasa bersemangat untuk menghadiri ini daripada memaksakan diri untuk menonton sesi 5 jam sekaligus.
Orang harus merasa seperti mereka mendapatkan informasi yang mereka inginkan ketika mereka inginkan. Berikut cara melakukannya:
- Sediakan sesi rekaman bagi mereka yang melewatkan acara langsung atau sesi tertentu.
- Tampilkan diskusi peserta untuk pemahaman yang lebih baik.
- File host, brosur, atau pamflet yang relevan dengan sesi.
- Tampilkan diskusi peserta dengan pembicara.
4. Rencanakan Menurut Zona Waktu yang Berbeda
Penonton jarak jauh mungkin hadir dari berbagai belahan dunia. Inilah sebabnya mengapa acara kita harus berlangsung pada waktu yang nyaman bagi peserta tatap muka dan jarak jauh Anda.
Anda dapat mengelolanya secara efektif dengan menyusun daftar lokasi Anda yang paling relevan. Anda tidak dapat melayani setiap lokasi tetapi pastikan untuk fokus pada tiga pasar terpenting Anda. Konten sesuai permintaan akan membantu memastikan tidak ada yang melewatkan sesi!
Setelah Anda menyelesaikan waktu, komunikasikan dengan audiens. Para peserta harus mengetahui waktu dan tanggal acara. Anda dapat menghubungi peserta melalui email, SMS, atau panggilan telepon.
5. Komunikasi Antara Audiens Langsung & Jarak Jauh
Kunci untuk merencanakan konferensi hibrida yang sukses adalah memperlakukan audiens virtual Anda dengan cara yang sama seperti Anda memperlakukan audiens fisik Anda. Sebagian dari ini membutuhkan keterlibatan keduanya dalam wacana dan memungkinkan cara bagi kedua audiens untuk bertemu di satu tempat.
Dorong audiens langsung Anda untuk mendengarkan acara dari ponsel cerdas dan laptop mereka juga. Ini memungkinkan mereka membaca dan berkontribusi pada diskusi dan pertanyaan di platform virtual. Mereka dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan jawaban kepada peserta lain secara langsung atau berbicara di layar utama untuk menyampaikan maksud mereka. Melakukan hal itu akan membuat konferensi lebih interaktif dan inklusif.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran secara virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
