Sejak pandemi COVID-19 melanda, pameran virtual atau virtual event menjadi tren baru. Berbagai Institusi dan perusahaan mulai dari sektor Pendidikan, Finansial, Manufaktur, Otomotif, Telekomunikasi dan Pemerintahan berlomba-lomba untuk mengadakan pameran virtual. Pada dasarnya, pameran virtual adalah event online (menggunakan jaringan internet) yang melibatkan orang-orang untuk berinteraksi di sebuah lingkungan virtual, dimana orang-orang tersebut tidak perlu datang ke tempat event secara langsung.
Secara fungsional, pameran virtual memberikan tampilan dan nuansa yang mirip seperti pameran fisik. Dengan lingkungan virtual yang tidak terbatas oleh jarak dan ruang, Anda dapat tetap bertatap muka dengan orang lain. Pameran virtual juga memberikan Anda keuntungan lain seperti Anda dapat berpartisipasi dalam suatu event yang letaknya jauh dari tempat tinggal Anda, orang-orang yang dapat berpartisipasi dalam pameran virtual pun lebih banyak karena tidak dibatasi oleh sebuah ruang.
Sebelum menyelenggarakan acara pameran virtual, Anda dapat mengikuti beberapa tips berikut agar acara pameran virtual Anda menjadi sukses.
1. Tentukan Tujuan Acara Pameran Virtual Anda
Terkadang beberapa orang memilih untuk menyelenggarakan pameran virtual karena hanya ingin terlihat “berbeda” dari yang lain atau dengan alasan hemat biaya tanpa kejelasan tentang tujuan menyelenggarakan acara tersebut. Anda dapat menentukan dan menuliskan tujuan dari mengadakan acara pameran virtual Anda dan gunakan untuk menentukan setiap keputusan yang Anda buat.
Selain menetapkan tujuan untuk acara pameran virtual Anda, pastikan untuk menentukan target audiens acara pameran virtual Anda juga. Dengan mengetahui target audiens, Anda dapat menetapkan keputusan yang jelas untuk acara pameran virtual Anda yaitu dalam hal desain, konten, dan promosi.
2. Pilih Platform Pameran Virtual Yang Tepat
Mencari dan menemukan platform pameran virtual yang tepat sama pentingnya dengan merencanakan kesuksesan acara pameran virtual Anda. Hal itu dikarenakan Anda menyerahkan sebagian besar tanggung jawab ke platform pameran virtual tersebut dan Anda perlu memastikan bahwa mereka dapat memberi Anda layanan terbaik. Yang terutama Anda butuhkan adalah acara yang berjalan mulus dan berkesan bagi pengunjung acara pameran virtual Anda.
3. Tetapkan Tanggal Yang Tepat Untuk Acara Pameran Virtual Anda
Jika Anda ingin menyelenggarakan acara pameran virtual, Anda perlu melakukan survey untuk menetapkan hari dan tanggal yang tepat untuk acara Anda. Hal ini juga akan menentukan kesuksesan dari acara pameran virtual Anda karena akan berkaitan dengan pengunjung pameran virtual yang akan hadir di acara Anda. Anda dapat menghindari acara di libur akhir pekan, hari libur panjang dan hari libur peringatan umat agama seperti Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Nyepi dsb. Biasanya, orang akan menikmati acara hari libur tersebut bersama keluarganya. Namun kembali lagi, tergantung dari jenis acara yang Anda adakan. Jika acara pameran virtual Anda berkaitan dengan peringatan acara tersebut, Anda tetap dapat mengadakannya.
4. Maksimalkan Pemasaran Anda Untuk Mempromosikan Acara Pameran Virtual Anda
Setelah Anda menentukan tanggal, platform dan tujuan dari acara pameran virtual Anda, Anda perlu memikirkan bagaimana Anda akan membuat pengunjung mendaftar ke acara Anda. Susun strategi untuk mempromosikan acara pameran virtual Anda melalui media sosial ataupun situs web Anda. Siapkan landing page untuk acara pameran virtual Anda untuk persiapan pendaftaran pengunjung. Pilih judul yang menarik dan gunakan visual yang relevan untuk acara pameran virtual Anda. Anda juga dapat menyewa influencer di media sosial untuk mempromosikan acara pameran virtual Anda.
5. Pastikan Platform Pameran Virtual Anda Mempunyai Tim Pemecahan Masalah
Tidak peduli seberapa sempurna suatu acara, sebagai penyelenggara acara, Anda selalu harus memenuhi kemungkinan masalah yang akan muncul. Pastikan platform pameran virtual Anda menugaskan tim pemecahan masalah atau help-desk proaktif yang dapat merespons kapan saja selama acara.
6. Pastikan Kebutuhan Acara Lengkap Secara Keseluruhan
Sebelum Acara
- Pastikan Anda memilih jenis template booth, hall, lobby yang sesuai dengan tema acara pameran virtual Anda
- Pastikan exhibitor booth telah mengirimkan kebutuhan booth seperti foto banner, poster maupun video secara tepat waktu
- Pastikan staf operasional acara Anda mengetahui tujuan acara, timeline acara dan memiliki kontak satu sama lain dan kemampuan pengambilan keputusan tertentu untuk mendukung pengaturan acara yang tepat waktu.
Saat Acara
- Pastikan seluruh staf terlibat dan bertanggung jawab atas tugasnya
- Menjawab pertanyaan dan kebutuhan seluruh pengunjung pameran virtual dengan fitur chat yang tersedia
Setelah Acara
- Anda dapat mengirimkan ucapan terima kasih melalui email kepada pengunjung yang telah hadir dan telah mendaftar ke acara pameran virtual Anda sebagai bentuk apresiasi kepada mereka
Membuat acara pameran virtual yang sukses tentu saja akan meningkatkan nama brand Anda di masyarakat. Pengunjung pameran virtual yang terkesan dengan acara Anda juga dapat meningkatkan loyalitasnya. Jika Anda ingin menyelenggarakan pameran virtual, Anda dapat menggunakan salah satu plaform pameran virtual yang terkenal di Indonesia yaitu Simhive.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan platform pameran virtual SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
