Saat ini pertemuan dan acara hybrid sudah sering diadakan di mana-mana. Bahkan ketika perbaikan dalam situasi kesehatan masyarakat memungkinkan kembalinya acara tatap muka, kebutuhan untuk menjangkau dan melibatkan audiens virtual akan tetap ada. Karena vaksinasi secara bertahap berlangsung, kenyataannya tetap banyak peserta mungkin merasa tidak nyaman menghadiri acara besar di dalam ruangan dan secara langsung untuk beberapa waktu ini. Anggaran perjalanan dan pemasaran yang serta pembatasan sosial yang masih berlaku akan terus menekan angka peserta yang hadir secara langsung.
Saat perusahaan ingin menggabungkan jangkauan keterlibatan untuk peserta virtual dan peserta tatap muka, pertemuan hybrid adalah solusinya. Apa itu pertemuan hybrid? Pertemuan hybrid akan mengambil banyak bentuk karena perusahaan menemukan model yang paling sesuai untuk peserta, anggaran, dan ROI mereka, serta merupakan opsi untuk konferensi hybrid dan rapat hybrid kecil. Tetapi yang terbaik, acara hybrid melayani kebutuhan unik dari peserta langsung dan virtual, sambil memberikan rasa pengalaman dan nilai bersama.
Meskipun tidak ada desain tepat untuk acara hibrid, ada serangkaian elemen kunci berbeda yang memerlukan perhatian khusus saat Anda berurusan dengan audiens langsung dan virtual. Elemen kunci ini meliputi:
1. Pemasaran
Memasarkan acara hybrid tidak berbeda dengan memasarkan virtual event atau tatap muka. Banyak dari dasar-dasarnya sama. Namun, begitu Anda memutuskan untuk mengadakan sebuah acara hybrid, kompleksitas audiens Anda meningkat. Mengelola kerumitan itu sehingga Anda mendapatkan peserta yang tepat ke dalam pengalaman yang tepat adalah kunci keberhasilan acara hibrida.
- Buat strategi undangan acara hybrid yang memanfaatkan keterlibatan mendalam dari orang langsung dengan jangkauan virtual yang tak terbantahkan
- Pastikan proposisi nilai, identitas merek dan situs web acara hybrid Anda
- Jangan meremehkan kebutuhan akan pengalaman pendaftaran yang sangat dapat dikonfigurasi. Memberikan pendaftaran yang dipersonalisasi dalam menghadapi kompleksitas audiens hybrid akan membantu Anda mendorong lebih banyak kehadiran dan keterlibatan
2. Venue
Venue memainkan peran penting dalam keberhasilan acara hybrid, tidak hanya memberikan latar belakang untuk pengalaman di tempat yang aman, tetapi juga infrastruktur teknologi dan keahlian untuk mendukung pengambilan dan pengiriman konten virtual. Pastikan tempat Anda memenuhi persyaratan ruang dan keamanan sejak dini, lalu bermitra erat dengan pemilik venue untuk membantu tim Anda menyelenggarakan acara yang hebat.
- Pilih tempat dengan protokol dan kebijakan keselamatan yang jelas dan terdokumentasi dengan baik. Anda akan meningkatkan kehadiran di tempat jika peserta Anda melihat komitmen tempat untuk menjaga mereka – dan acara Anda – aman.
- Pikirkan kembali tata letak dan kebutuhan ruang acara Anda. Gunakan perangkat lunak diagram tempat untuk memastikan ruang dan ruang pertemuan memenuhi persyaratan keselamatan dan kebutuhan audio visual hybrid Anda
- Pahami secara mendalam kemampuan venue dan jaringan mitra mereka yang dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan pengambilan dan distribusi konten virtual Anda. Dari kemampuan AV di ruang sesi Anda hingga ruang studio khusus, tempat Anda dapat membantu Anda memanfaatkan infrastruktur dan keahlian untuk memastikan audiens online Anda menikmati konten yang luar biasa.
3. Konten
Acara hybrid memerlukan pemrograman untuk dua audiens berbeda, masing-masing dengan kebutuhan berbeda. Pada saat yang sama, Anda memerlukan kemampuan untuk menyatukan kedua audiens tersebut dalam pengalaman konten bersama bila diperlukan. Ini tidak hanya membutuhkan jenis konten baru tetapi juga teknologi dan alat untuk mengirimkan konten tersebut dari pengambilan konten awal hingga pemutaran. Memproduksi dan mengirimkan konten untuk audiens langsung dan virtual, termasuk konten yang akan menjangkau kedua audiens.
- Pikirkan baik-baik tentang perpaduan terbaik antara konten live dan rekaman untuk audiens Anda. Streaming langsung mendorong keterlibatan yang luar biasa dan menyatukan pemirsa, tetapi dengan biaya yang lebih tinggi.
- Anggaran yang banyak memungkinkan berinvestasi dalam desain dan produksi konten Anda. Konten adalah satu-satunya cara peserta virtual untuk mengikuti suatu acara dan juga penting bagi pemirsa langsung setelah acara tersebut.
- Untuk audiens virtual Anda, teknologi adalah kuncinya. Pastikan Anda memiliki platform virtual event yang profesional agar audiens Anda dapat menemukan dan menggunakan konten Anda.
4. Sponsor dan Peserta Pameran
Sponsor dan peserta pameran merupakan elemen kunci dalam menyelenggarakan sebuah acara hybrid. Terlebih lagi jika Anda juga mengadakan sebuah pameran tatap muka maupun pameran virtual. Pameran tatap muka mungkin cenderung memakan biaya yang cukup besar jika dibandingkan dengan pameran virtual. Tetapi tidak ada salahnya jika kita membuat pameran virtual yang sama persis seperti pameran tatap muka. Intinya jangan lupa untuk berkoordinasi dengan sponsor dan mempersiapkan tim Anda jika ingin mengadakan pameran tatap muka dan pameran virtual sekaligus dalam sebuah acara hybrid.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran secara virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
