Musim konferensi tahun ini berbeda dari tahun-tahun kemarin. Pandemi COVID-19 dengan cepat menyebar ke berbagai belahan dunia. Sementara beberapa perusahaan dengan cepat menghentikan acara, sedangkan yang lain telah beradaptasi dengan new normal dan beralih ke versi digital.
Saat ini, perusahaan bergelut dengan tantangan menyelenggarakan pameran virtual. Karena hal ini lebih dari sekadar memindahkan barang secara online, karena kontennya harus dibuat menarik untuk media. Berikut adalah beberapa prinsip dasar yang perlu diingat untuk pameran virtual yang sukses dan berdampak tinggi.
1. Buat Audiens Tetap Tertarik
Pameran virtual mudah diikuti dan mudah diakses dimanapun kita berada, selama kita mempunyai perangkat pintar dan internet. Untuk membuat acara kita tetap menarik bagi audiens, jangan berbagi konten presentasi dengan audiens kita sebagai pra-baca. Dengan begitu, kita akan mempertahankan elemen kejutan, yang menjadi semakin penting untuk menarik audiens.
Selain itu, jelajahi nilai yang dapat ditambahkan oleh desain gerak ke pameran virtual kita. Elemen grafis dapat dengan mudah diintegrasikan tanpa mengurangi profesionalisme. Bahkan, hal ini cenderung meningkatkan ketertarikan audiens dengan memperkaya presentasi visual. Semua ini tentang menentukan tampilan dan nuansa acara dan menentukan cakupan dan kompleksitas visual.
Selain itu, hal ini juga bertujuan untuk meningkatkan interaksi audiens sebanyak mungkin untuk mengimbangi kurangnya interaksi tatap muka yang ada pada acara ofline. Jika kita ingin menciptakan kembali “energi ruangan” secara online, sehingga peserta terlibat dalam apa yang terjadi. Fungsi Q&A atau live chat dapat membantu kita mencapai hal ini.
Daya tarik utama konferensi sebenarnya adalah networking yang terjadi diantara audiens. Meskipun ini lebih sulit secara online, kita dapat memelihara komponen sosial itu dengan menciptakan ruang untuk diskusi melalui live chat dan ruang tunggu virtual. Jangan lupa untuk mengingatkan peserta bahwa mereka dapat bertukar ide, karena melakukan ini secara online mungkin memerlukan sedikit dorongan ekstra.
2. Pilih Platform atau Mitra yang Tepat
Bagi banyak orang, masuk ke dunia virtual akan membutuhkan dukungan platform teknologi. Meskipun ada banyak layanan di luar sana, jangan hanya memilih yang termurah atau yang paling terkenal. Pertimbangkan dengan kebutuhan kita dan temukan salah satu yang dapat menawarkan pengalaman yang paling sesuai.
Kita dapat bekerja sama dengan mitra platform yang menangani dan memperkuat pameran virtual kita. Seperti halnya Berkshire Hathaway bergabung dengan Yahoo Finance untuk menjadi tuan rumah Rapat Pemegang Saham Tahunan 2020. Sebagai bagian dari pameran virtual, Yahoo menayangkan konten pendukung seperti komentar media dan wawancara jarak jauh. Dengan melakukan itu, Berkshire Hathaway mampu memberikan akses mudah kepada para pesertanya, menjangkau audiens yang lebih luas dan memanfaatkan sumber daya Yahoo dalam hal kemampuan streaming langsung dan media.
3. Campurkan Konten Live dan Pre-Record
Melakukan 100% live adalah pilihan yang berisiko, dengan membawa banyak potensi jebakan. Kabar baiknya di sini adalah bahwa acara streaming tidak harus ditayangkan langsung. Kita dapat merangkai video yang telah direkam sebelumnya untuk menciptakan nuansa konferensi atau acara.
Pra-record memberi kita kontrol lebih besar atas hasilnya. Kita dapat mencegah kesalahan, menghindari kesalahan teknis dan momen canggung yang menyertainya serta memastikan kualitas gambar yang lebih tinggi. Ini juga bisa menjadi hal yang tepat bagi pembicara yang tidak terbiasa melakukan presentasi di depan kamera.
Idealnya, bagian utama dari acara kita yaitu sambutan akan direkam sebelumnya, untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan lancar. Kita juga dapat menambahkan beberapa momen langsung, seperti perkenalan pembicara singkat.
4. Perluas Dampak Pameran Virtual Kita
Apakah pameran virtual kita bersifat publik atau pribadi, kita tetap ingin menciptakan dampak di sekitarnya.
Salah satu caranya adalah dengan membuat konten tersedia secara online setelahnya, yang dibagikan kepada peserta sebagai ucapan terima kasih atas partisipasi mereka. Tambahan ini dapat membantu kita untuk mendorong mereka mengunjungi kembali konten kita.
Kita mungkin juga ingin menjangkau orang-orang yang belum tentu memenuhi syarat untuk mengakses konten secara keseluruhan. Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan cuplikan cuplikan video dari pembicara terkenal dan juga dapat dibagikan melalui media sosial. Bahkan jika acara itu sendiri bersifat pribadi, menunjukkan keberhasilannya dapat bermanfaat bagi komunikasi kita.
Saat ingin menyelenggarakan pameran virtual tentu kita perlu platform pameran virtual yang dapat menarik audiens kita. Salah satu platform pameran virtual di Indonesia adalah SimHive. SimHive hadir dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience di 3D world menjadi senyata mungkin. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
