8 Langkah Mudah Untuk Menyelenggarakan Konferensi Virtual

Ketika konferensi diadakan, itu berarti sekelompok orang duduk bersama di sebuah ruangan, berbagi laporan dan bertukar pikiran. Dengan situasi pandemi global seperti ini, itu bukan pilihan lagi karena sulit dilakukan jika secara offline. Tapi tidak mungkin juga jika acara konferensi akan ditiadakan, dengan situasi saat ini maka konferensi tetap bisa diadakan tetapi dengan platform yang berbeda, yaitu melalui platform virtual.

Konferensi virtual mendefinisikan ulang perencanaan acara dalam industri global. Pada tahun 2021 kemarin, jumlah organisasi yang menyelenggarakan virtual event menjadi berlipat ganda dan bisa jadi akan menjadi standar baru dalam mengadakan sebuah acara bahkan pasca-pandemi. Seiring dengan keinginan untuk menjangkau audiens yang lebih luas dan memenuhi inklusivitas, virtual event menghapus beberapa hal seperti perjalanan menuju tempat acara sehingga menghemat waktu dan biaya serta juga ramah terhadap lingkungan.

Langkah 1: Tentukan Tujuan

Sebelum merencanakan hal lainnya, kita perlu mengidentifikasi dan menentukan tujuan konferensi virtual kita. Ini akan memudahkan kitadan tim perencanaan acara kitauntuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang ingin kita capai. Dan juga, perencanaan menyeluruh dan pembagian tujuan akan mengarahkan kita ke arah yang benar. Berikut beberapa hal yang perlu dijawab untuk menentukan tujuan konferensi virtual.

  • Bagaimana kita mengukur kinerja konferensi virtual kita?
  • Apa yang akan menjadi tema keseluruhan dari konferensi kita? Apakah itu sebuah exhibition atau sebuah trade show?
  • Apakah pendaftarannya gratis atau berbayar atau campuran keduanya?
  • Berapa banyak pembicara tamu yang kita rencanakan untuk diundang?
  • Apa untungnya bagi kita dan peserta kita?

Langkah 2: Identifikasi Target Audiens

Biasanya, hanya event organizer berpengalaman yang dapat memberi tahu kita pentingnya mengetahui target audiens kita. Kita juga harus memiliki pengetahuan yang kuat tentang pola pikir audiens kita untuk meningkatkan partisipasi yang lebih tinggi dan acara yang sukses. Berikut beberapa hal yang perlu dijawab untuk mengidentifikasi target audiens dari konferensi virtual.

  • Siapa yang ingin hadir di acara kita?
  • Apa demografi utama dari target audiens kita?
  • Apakah kita menargetkan pria, wanita atau remaja?
  • Bagaimana tingkat kedekatan mereka dengan industri kita?
  • Seberapa besar kemungkinan mereka untuk membagikan acara kita dengan orang lain melalui pola sosial mereka?
  • Seberapa serius mereka untuk mengambil bagian dalam acara kita?

Langkah 3: Tentukan Formatnya

Ketika sudah menentukan tujuan dan target audiens konferensi virtual, kita bisa menentukan bagaimana format dari konferensi virtual kita. Kita bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut untuk menentukan format konferensi virtual.

Apakah di dalam konferensi virtual kita akan menampilkan sesi langsung atau rekaman? Apa pun yang dipilih, kita masih dapat memiliki beberapa format kreatif dan inovatif untuk konferensi virtual kita. Baik menjalankan workshop selama satu jam atau webinar dengan beberapa sesi selama beberapa hari yang kemudian diikuti dengan sesi tanya jawab atau jajak pendapat. Pilihan yang ingin dilakukan dalam konferensi virtual tidak terbatas. Atau, kita dapat menyelenggarakan tur virtual, panel diskusi, demonstrasi, sesi acara bersponsor dan giveaway. Itu semua tergantung pada topik, waktu dan alokasi anggaran kita.

Langkah 4: Pilih Platform Hosting Konferensi Virtual

Keberhasilan acara sangat bergantung pada pilihan platform hosting virtual event. Oleh karena itu, memilih platform hosting virtual event yang tepat merupakan nilai tambah. Platform virtual event tidak hanya menyelenggarakan acara tetapi juga memasarkannya di seluruh industri. Baik itu konferensi kecil atau acara berskala besar, platform hosting yang baik selalu dapat menyelesaikan pekerjaan. Tanyakan pada diri kita pertanyaan-pertanyaan berikut sebelum sebelum memilih platform.

  • Jenis alat dan fitur apa yang kita cari untuk mencapai tujuan dari konferensi virtual kita?
  • Apakah platform pilihan kita memungkinkan peserta untuk melakukan networking satu sama lain?
  • Apakah platform tersebut menawarkan dukungan teknis langsung?
  • Bisakah kita dapat menyesuaikan landing page kita sesuai dengan pedoman desain kita?
  • Berapa harganya?
  • Apakah platform tersebut dapat mengumpulkan analitik secara real-time?
  • Bisakah kita mengintegrasikan platform dengan tools kalender?

Langkah 5: Atur Jadwal

Ketika kita memiliki semua dasar yang sudah direncanakan, sekarang saatnya untuk menjadwalkan acara. Untuk memilih waktu, hari dan tanggal yang tepat, penting untuk melakukan riset pasar hanya untuk memastikan bahwa acara kita tidak jatuh pada hari libur. Juga, jika konferensi virtual kitaadalah acara global, pilih zona waktu yang paling sesuai untuk semua negara yang berpartisipasi. Tetapi jika hal itu tidak berhasil, pastikan mereka memiliki akses ke website dengan sesi rekaman dan konten yang dapat diunduh. Kitaharus membuka pendaftaran setidaknya dua minggu sebelum acara berlangsung dan mengirim undangan kalender kepada mereka yang mendaftar.

Langkah 6: Temukan Pembicara Utama

Pembicara dalam konferensi virtual harus ahli industri di bidangnya dan harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang topik yang sedang dibahas. Berikut adalah beberapa cara di mana kita dapat mencari pembicara potensial untuk konferensi virtual kita.

  • Kita dapat bertanya kepada peserta, kira-kira siapa pembicara utama yang ingin mereka lihat melalui jajak pendapat media sosial
  • Bicaralah dengan orang-orang di jaringan kita atau temukan pakar dalam organisasi kita sendiri
  • Jangkau pemimpin berpengaruh di industri kita melalui Linked-In
  • Temukan pembicara utama melalui Google dan kirimkan email kepada mereka

Langkah 7: Rancang Konten

Kita tidak boleh meremehkan pentingnya alat bantu visual seperti brosur, materi pelatihan untuk workshop, video dan presentasi karena semua itu membuat keseluruhan acara jauh lebih menarik, mudah dipahami, interaktif dan tidak membosankan. Menurut brain rules, ketika orang mendengar informasi, mereka cenderung mengingat hanya 10% dari informasi itu tiga hari kemudian. Namun, jika gambar yang relevan dipasangkan dengan informasi yang sama, orang mempertahankan 65% informasi tersebut tiga hari kemudian. Sehingga berdasarkan statistik menunjukkan dampak konten visual terhadap banyak orang.

Langkah 8: Pasarkan Acara Kita

Pastikan untuk mengirimkan email yang dikirim secara personal ke peserta terdaftar dan calon peserta kita. Pemasaran virtual event melalui email tidak hanya dapat membantu kita memaksimalkan jumlah peserta acara, tetapi juga menawarkan ajakan bagi calon peserta kita untuk mendaftar. Promosi dari mulut ke mulut juga sama pentingnya. Selain itu, penting untuk merancang email yang konsisten dengan halaman web acara kita.

Selain itu, kita dapat memanfaatkan platform media sosial untuk membangun komunitas kita. Membangun hubungan dengan audiens virtual kita sama pentingnya dengan audiens fisik. Memiliki konten interaktif dari media sosial yang menonjol dapat membantu kita membangun komunitas untuk menciptakan pengalaman acara yang menarik.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *