Konferensi online menjadi sangat populer akhir-akhir ini. Konferensi ini dilakukan secara online dalam lingkungan yang interaktif. Selain itu, konferensi virtual juga memungkinkan organisasi atau perusahaan untuk berbicara kepada audiens global, mengurangi biaya penyelenggaraan acara dan meningkatkan ROI. Sementara tren mengadakan konferensi virtual semakin meningkat, penting untuk dicatat bahwa itu bukan iseng-iseng. Menurut MarTech, pada tahun 2021, konten video akan mencapai 80% dari traffic global. Selain itu, konferensi virtual dapat membantu bisnis menghemat hingga 75% dari biaya tahunan. Selain itu, konferensi virtual ramah lingkungan dan tidak repot untuk diatur. Merencanakan konferensi virtual itu mudah. Berikut adalah tips bagaimana agar kita dapat mengatur konferensi online yang sukses.
1. Tentukan Target Audiens
Hal pertama yang perlu dilakukan dalam merencanakan konferensi virtual kita adalah memilih target audiens. Jika kita memahami siapa yang akan mendengarkan kita, kita dapat menyusun struktur konferensi. Kita perlu menentukan apa yang paling diminati audiens kita dan solusi apa yang ingin mereka temukan melalui konferensi virtual kita.
2. Temukan Pembicara
Jika kita tidak berencana menjadi pembicara dan ingin menggunakan pakar pihak ketiga, maka kita harus segera memulai pencarian setelah target audiens ditentukan. Pembicara harus fokus mencari solusi untuk masalah audiens. Temukan pembicara yang sesuai dengan kebutuhan target audiens kita. Ajak mereka bergabung dengan melihat manfaat konferensi virtual. Jelaskan berapa banyak peserta yang diharapkan dan bagaimana hal ini dapat mempengaruhi keberhasilan pembicara secara positif. Jika memungkinkan, kita dapat mengizinkan pembicara untuk menjual atau mengiklankan produk mereka juga melalui platform konferensi.
3. Buat Struktur Acara
Sama seperti konferensi fisik, konferensi virtual membutuhkan struktur acara yang jelas. Sebuah konferensi perlu memiliki agenda yang tidak hanya mendefinisikan struktur acara tetapi juga membantu dalam menarik lebih banyak peserta. Struktur acara dasar meliputi pidato pembukaan, presentasi, pidato utama, webinar dan durasi waktu dari semua kegiatan.
4. Siapkan Landing Page
Landing page untuk acara akan berguna untuk mendapatkan lebih banyak peserta dengan memberi mereka agenda dan informasi tentang pembicara. Hal ini dapat membantu mendapatkan lebih banyak orang untuk mendaftar ke acara tersebut. Landing page juga dapat memberikan informasi tentang sponsor acara. Membuat halaman pendaftaran untuk acara di situs web dapat membingungkan peserta dan mengalihkan perhatian mereka ke bagian lain dari situs web, yang mengakibatkan tingkat pendaftaran yang lebih rendah untuk acara tersebut. Dengan demikian, landing page yang berdiri sendiri untuk acara tersebut harus disiapkan.
5. Promosikan Acara
Setelah menyiapkan landing page, saatnya untuk mulai mempromosikan acara tersebut. Beberapa cara untuk mengiklankan acara kita secara efektif meliputi.
- Manfaatkan platform media sosial seperti Facebook, Instagram, Twitter atau bahkan Tiktok
- Kirim email massal menggunakan list email yang ada
- Coba juga melakukan siaran pers untuk menjangkau massa yang lebih banyak
- Tambahkan spanduk, pop-u, atau snack bar ke situs web kita
- Minta pembicara dan mitra acara untuk menyebarkan berita di sosmed mereka
6. Siapkan Karyawan
Tidak semua orang dapat menavigasi pameran virtual tanpa bantuan dengan baik atau menghadiri acara tanpa memiliki pertanyaan tentangnya. Untuk membantu membuat suatu acara menjadi acara yang tidak merepotkan dan informatif bagi para peserta, kita perlu mempersiapkan staf kita untuk menjawab pertanyaan selama acara.
Pameran virtual hadir dengan opsi obrolan (audio/video/teks) yang memungkinkan peserta berinteraksi dengan penyelenggara acara sesuka mereka. Memilih orang dari tim kita dan melatih mereka untuk menggunakan platform online secara efektif untuk menjawab pertanyaan akan membantu dalam meningkatkan pengalaman orang dan memungkinkan kita menyelenggarakan konferensi virtual yang sukses.
7. Analisis Konferensi
Seperti yang disebutkan sebelumnya, kemungkinan besar kita ingin menggunakan metode ini lagi. Tetapi untuk hal ini, kita perlu menganalisis bagaimana konferensi kita berkembang untuk meningkatkan kesuksesan di konferensi virtual yang akan datang. Simpan streaming konferensi virtual kita dan tonton beberapa kali. Tentukan apa yang perlu diperbaiki dan bagaimana kita dapat menarik lebih banyak peserta.
Kesimpulan
Konferensi virtual tidak hanya memberikan kesempatan untuk membuat proyek dengan perusahaan populer tetapi juga membuka jalan menuju keuntungan finansial dalam hal penghematan biaya. Oleh karena itu, mulai dari sekarang, kita akan mengerti mengapa proyek atau bisnis kita membutuhkan konferensi virtual. Mulailah konferensi virtual pertama kita hari ini dan lihat sendiri keuntungan yang didapat untuk bisnis kita.
Ingin mengadakan pameran virtual yang berkesan? SimHive hadir sebagai platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience di 3D world menjadi senyata mungkin. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
