Alasan utama memilih untuk menyelenggarakan hybrid event adalah untuk melibatkan sebanyak mungkin peserta, bukan? Kita ingin memperluas jangkauan dan menarik audiens terlepas dari lokasi dan zona waktu. Setelah hybrid event kita sukses dan kita memecahkan semua pencapaian, langkah selanjutnya kira-kira apa yang dapat kita ambil untuk membuat audiens kita tetap terlibat lama setelah acara selesai?
Bukan hal yang aneh untuk menempatkan semua pentingnya hybrid event pada pemasaran pra-acara. Namun, manajemen pasca acara sangat penting untuk memelihara hubungan peserta. Kita juga perlu mengukur dampak yang dibuat oleh acara kita. Lagi pula, bayangkan tidak berterima kasih kepada seorang tamu setelah mereka menghabiskan waktu berjam-jam untuk bersiap-siap untuk menghadiri hari besar kita. Akan tidak sopan, bukan?
Oleh karena itu, berikut hal-hal yang perlu dilakukan pasca mengadakan sebuah hybrid event.
1. Analisis Laporan
Selalu ingat: hasil statistik berbicara lebih keras daripada kata-kata. Manfaat besar dari hybrid event adalah bahwa data dapat dikumpulkan lebih efisien dan akurat, untuk bagian virtual dari acara tersebut.
Lacak bagaimana peserta kita terlibat di acara untuk mendapatkan pengetahuan yang berharga. Visualisasikan perjalanan mereka atau kompilasi laporan statistik langsung yang kita dapatkan selama acara dan gabungkan untuk melihat apakah kita melihat tren atau pola yang dapat berguna bagi kita. Ini akan sangat membantu kita dalam meningkatkan acara selanjutnya yang akan datang.
Misalnya, kita dapat membandingkan jumlah orang yang mendaftar dengan jumlah orang yang benar-benar masuk pada hari acara. Ini akan membantu kita mendapatkan gambaran tentang seberapa efektif komunikasi pra acara kita.
Kita juga dapat melacak tren makro seperti kehadiran webinar dan traffic ke berbagai area di dalam tempat acara. Ini dapat membantu kita menyimpulkan topik apa yang paling sesuai dengan audiens kita secara umum.
Selain itu, kita dapat melihat perjalanan pengguna individu dan membagikannya dengan tim penjualan kita sehingga mereka memiliki wawasan tambahan tentang bidang-bidang tertentu yang menjadi perhatian.
Kita memerlukan laporan pasca acara yang dapat kita presentasikan kepada sponsor acara, peserta pameran dan pemangku kepentingan lainnya. Lacak metrik yang berguna seperti tingkat kehadiran, perjalanan pengguna individu, pertanyaan yang diajukan, konten yang diunduh, tampilan webinar dan jawaban jajak pendapat untuk membantu kita memahami dari segi apa saja yang berhasil dan apa yang tidak.
Sekali lagi, virtual event akan memberi kita analisis yang lebih mendetail dibandingkan dengan acara tatap muka. Tetapi dapatkan semua statistik yang kita bisa dari acara tatap muka kita dan gunakan untuk menganalisis laporannya. Akan lebih baik lagi jika kita menganalisis dari acara virtual maupun acara tatap muka.
2. Perpanjang Periode Sesuai Permintaan
Meskipun acara tatap muka hanya buka selama beberapa hari, acara yang berlangsung secara virtual dapat memperpanjang waktu hybrid event kita. Langkah penting pasca-acara adalah memastikan acara kita berjalan untuk jangka waktu yang lebih lama dan memiliki konten sesuai permintaan.
Memiliki periode sesuai permintaan yang lebih lama berarti acara tetap terbuka untuk dikunjungi para peserta seperti yang mereka lakukan pada hari langsung, akan tetapi presentasi akan direkam sebelumnya dan fitur seperti obrolan mungkin dinonaktifkan.
Manfaatkan hari sesuai permintaan selama waktu ini sehingga lebih mudah untuk menjangkau orang-orang yang mungkin melewatkan aktivitas hari langsung. Gunakan data yang kita kumpulkan untuk mengirim email dan follow up peserta yang mendaftar dan tidak dapat hadir pada hari siaran langsung. Ini adalah salah satu keuntungan besar dari hybrid event. Peserta dapat mengakses webinar, sesi, dan diskusi jika mereka melewatkannya dan menambah nilai pengalaman acara secara keseluruhan.
Jangan lupa untuk memasarkan acara sesuai permintaan melalui saluran media sosial dan kampanye email. Gunakan cara ini untuk menarik orang ke acara kita bahkan setelah acara selesai.
3. Rencana ke Depan
Tidak ada yang namanya memulai terlalu dini. Tanya jawab berdasarkan data yang kita kumpulkan setelah acara, dan mulailah menyusun strategi untuk acara kita berikutnya. Misalnya, jika kita adalah perwakilan universitas dan ingin menyelenggarakan pameran kampus untuk tahun berikutnya, ada baiknya untuk menganalisis temuan kita dan berimprovisasi untuk sesi mendatang dengan memilih tanggal atau minggu acara di mana kita mengetahui jumlah maksimum peserta yang bisa bergabung.
Membangun komunitas sama pentingnya. Setelah melihat tren keterlibatan peserta dan mencari tahu hal apa saja yang berhasil, kita dapat mengambil sejumlah langkah. Buat kampanye, target pasar dan komunitas untuk menjaga hubungan dengan calon peserta untuk acara kita selanjutnya di masa mendatang. Langkah-langkah ini dapat memberikan peluang bisnis di masa depan, menciptakan kesadaran dan menghasilkan pemasaran dari mulut ke mulut. Ini menciptakan siklus yang memberikan prospek berkualitas tinggi dan dapat membantu menghasilkan lebih banyak keuntungan.
Kita dapat meningkatkan kesuksesan hybrid event dengan memikirkan langkah-langkah pasca-acara. Manfaatkan aktivitas berbasis data untuk memaksimalkan pengalaman hybrid event kita. Hal ini termasuk juga:
- Follow up yang cepat dengan prospek yang menjanjikan
- Tetap terhubung dengan peserta kita melalui email atau media sosial
- Perbarui konten media sosial dan blog secara teratur
- Evaluasi pasca mendalam dari acara kita
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran secara virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
