Menyelenggarakan konferensi telah menjadi salah satu cara paling efisien untuk mempromosikan perusahaan, memperluas jaringan dan meningkatkan perolehan prospek perusahaan. Namun, pada tahun 2021, konferensi tidak lagi terikat oleh ruang konferensi atau ruang rapat secara fisik. Di era internet, kita dapat menyelenggarakan konferensi online untuk memberi peserta kita pengalaman hebat dari kenyamanan rumah mereka sendiri.
Beberapa orang mungkin skeptis tentang keberhasilan menyelenggarakan konferensi virtual, situasi COVID-19 baru-baru ini telah menunjukkan kepada kita bahwa dengan alat yang tepat dan koneksi internet, kita dapat membuatnya berjalan dengan baik. Baik itu kelas online atau mengadakan pameran online, teknologi telah memungkinkan penyelenggara untuk menyelenggarakan acara yang berkesan dari jarak jauh. Belum lagi konferensi online akan memungkinkan kita menjangkau audiens yang lebih besar, menghemat biaya dan menghemat waktu kita yang berharga.
Untuk membantu menjadi penyelenggara konferensi online, berikut adalah lima langkah mudah yang dapat kita ikuti untuk mencapai tujuan dan memukau peserta kita.
1. Pilih Topik Konferensi yang Menyenangkan
Untuk menyelenggarakan konferensi online, pertama-tama kita harus memilih topik dan menemukan pembicara untuk konferensi tersebut. Selain itu, kita perlu menemukan ide bagus untuk menarik minat peserta kita dan membuat mereka ingin untuk mendaftar. Namun, yang harus kitaperhatikan adalah bahwa konferensi kita perlu fokus pada sesuatu yang spesifik. Misalnya, memilih topik luas yang akan berlangsung selama berjam-jam mungkin melelahkan bagi peserta kita.
Jadi, ketika kita menemukan ide virtual event, cobalah untuk menyoroti nilai dan tujuan konferensi online kita. Ingatlah bahwa konferensi virtual dapat memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk disiapkan, jadi semakin sederhana, semakin cepat kita mengaturnya.
2. Temukan Platform Konferensi Online yang Tepat
Saat kita memilih topik dan menemukan pembicara, inilah saatnya untuk mendapatkan tools yang tepat untuk mewujudkannya.
Di luar sana, kita akan menemukan banyak sekali platform acara untuk dipilih. Namun demikian, untuk menjadi penyelenggara konferensi online, kita perlu memastikan bahwa kita akan mendapatkan platform konferensi virtual yang paling efisien dengan fitur terbaik. Sebaiknya, kita harus mencari tools yang:
- Memungkinkan membuat lobi virtual yang ramah seluler dan dapat disesuaikan untuk peserta kita.
- Menawarkan chat real time untuk memungkinkan audiens kita mengambil bagian dalam konversi dan menjawab pertanyaan penting.
- Memungkinkan untuk berbagi presentasi informatif dan konten video dengan peserta kita.
- Memungkinkan peserta menghadiri konferensi tanpa menginstal perangkat lunak tambahan.
- Memberi kita akses ke fitur lain untuk menjadikan konferensi kita menyenangkan dan mendidik seperti kuis trivia dan papan peringkat.
- Memiliki pelaporan dan analitik canggih untuk mengukur kinerja konferensi online kita
- Tentu saja, ketika kita memilih tools, kita tidak hanya harus melihat kemampuannya tetapi juga pada dukungan yang akan kita dapatkan selama konferensi online berlangsung.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, konferensi online dapat memakan waktu berhari-hari untuk disiapkan, jadi kita memerlukan semua dukungan dan keahlian yang dapat kita peroleh untuk menyelenggarakan konferensi online kita semulus mungkin.
3. Promosikan Konferensi Online Kita
Jika kita memiliki milis, maka hal yang mudah dilakukan adalah membuat kampanye email agar audiens kita mendaftar. Yang kita butuhkan adalah salinan yang akan memberi tahu pelanggan tentang konferensi online kita dan CTA (call to action) yang jelas agar mereka mendaftar.
Selain menggunakan milis kita untuk mempromosikan konferensi online, kita juga dapat memanfaatkan kekuatan media sosial untuk menjangkau audiens yang lebih besar.
Misalnya, Facebook adalah salah satu jaringan media sosial terbesar yang dapat kita gunakan. Halaman Facebook yang terverifikasi adalah hal paling baik jika itu adalah halaman bisnis juga dan akan baik untuk memberi tahu pengikut bahwa kita menyelenggarakan konferensi online. Oleh karena itu, dengan acara yang kita bagikan di Facebook, kita dapat meningkatkan visibilitas acara dengan lebih efisien.
Terlebih lagi, ketika kita dapat memanfaatkan Facebook, jangan lupa untuk mengoptimalkan halaman acara kita. Dengan cara ini, kita dapat memberikan informasi kepada pengguna media sosial tentang konferensi online kita dan membiarkan mereka memesan tiket.
Media sosial dapat menjadi alat yang ampuh saat kita menyelenggarakan konferensi online.
Bersamaan dengan Facebook, kita juga dapat memanfaatkan jejaring sosial populer lainnya seperti Instagram, Twitter, atau bahkan TikTok untuk memposting pembaruan dan berbagi cerita tentang acara mendatang.
4. Kumpulkan Feedback Berharga
Untuk menyebut konferensi online kita sukses, kita perlu tahu apakah itu berkesan dengan peserta kita atau tidak. Mengumpulkan feedback akan menunjukkan kepada kita apakah kita harus meningkatkan konferensi kita di masa mendatang. Mengirim email follow-up dengan survei online adalah cara terbaik untuk mengumpulkan feedback dari peserta kita.
Terlebih lagi, kita juga dapat mengelompokkan audiens kita berdasarkan keterlibatan mereka dengan email dan menargetkan dengan kampanye yang berbeda.
Setelah mengumpulkan feedback, kita juga dapat menargetkan peserta dengan mengirimkan video dan transkrip konferensi agar mereka tetap terlibat.
Kesimpulan
Pada tahun 2021, virtual event lebih sukses dari sebelumnya. Baik karena kemudahan yang mereka tawarkan atau karena situasi COVID-19 yang baru-baru ini terjadi. Dengan mengetahui cara menyelenggarakan konferensi online akan membuat kita lebih hemat biaya untuk menjangkau audiens yang lebih besar.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran secara virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
