Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan dari Hybrid Event?

Pernahkah mendengar istilah hybrid event? Apa saja kelebihan dan kekurangan dari hybrid event? Sebelum masuk ke kelebihan dan kekurangan dari hybrid event, sebaiknya kita ketahui dulu apa itu hybrid event. Istilah hybrid event mengacu pada konferensi, seminar atau pertemuan apapun yang menggabungkan dua konsep yaitu format fisik secara “langsung” dan komponen virtual secara “online”. Komponen online yang dimaksudkan adalah untuk peserta jarak jauh. Hybid event tentu saja mendapatkan daya tarik dalam 5-10 tahun terakhir dan sejak pandemi COVID-19 ini semakin populer.

Selanjutnya, akan dibahas mengenai apa saja kelebihan dan kekurangan dari sebuah hybrid event.

Kelebihan dari Hybrid Event

1. Meningkatkan Kapabilitas Kehadiran

Saat sebuah acara dapat diakses secara online, maka akan memungkinkan peserta dapat menghadiri acara tersebut yang mungkin sebelumnya tidak dapat hadir. Beberapa alasan umum yang menjadikan peserta tidak dapat hadir misalnya karena jarak tempuh perjalanan, biaya, waktu, serta kendala ukuran tempat.

Dengan membuat sebuah hybrid event, maka akan memungkinan semua peserta dapat hadir di dalam ruang acara versi fisik dan juga ruang acara versi virtual.

2. Eco-friendly

Karena diadakan secara virtual, sehingga hybrid event mengurangi kebutuhan tempat, konsumsi dan perjalanan dimana berarti juga mengurangi dampak lingkungan. Jika menggunakan sebuah ruang virtual maka hanya menghasilkan sedikit emisi karbon dibandingkan dengan acara secara tatap muka. Menyelenggarakan sebua hybrid event adalah alternatif yang jauh lebih bersih dan ramah lingkungan dibandingkan dengan acara tatap muka.

3. Peluang Sponsor yang Kuat

Hybrid event memiliki nilai luar biasa bagi sponsor. Alasan utamanya adalah jangkauan yang meningkat. Dengan kata lain, lebih banyak peserta di hybrid event sehingga secara otomatis berarti memiliko prospek yang lebih besar untuk sponsor. Ini merupakan alasan mengapa sponsor akan lebih tertarik dengan hyrid event.

Alasan lainnya adalah sponsor dapat dengan mudah berkomunikasi secara individual dengan pihak yang berkepentingan. Misalnya pada saat sponsor berinteraksi dengan peserta virtual online. Beberapa orang, khususnya kalangan milenial, sangat menyukai komunikasi virtual. Sehingga memungkinkan peningkatan partisipasi di stan virtual sponsor tersebut.

Selain itu, pihak sponsorship juga dapat mensponsori acara streaming langsung, di dalam aplikasi acara dan banyak lagi. Sehingga fleksibilitas ini meningkatkan peluang sponsor yang lebih kuat.

4. Keterlibatan Audiens yang Lebih Tinggi

Jika dibandingkan dengan sebuah acara offline dimana keterlibatan audiens hanya dibeberapa aspek saja seperti hanya pada sesi tanya jawab, hybrid event membuka peluang keterlibatan audiens yang lebih luas. Ini dikarenakan audiens virtual dapat berpartisipasi aktif dari smartphone atau komputer desktop mereka. Dimana mereka dapat berbicara, berbagi, menyukai, berkomentar dan melakukan lebih banyak fungsi online.

Misalnya ketika disebuah hybrid event direncanakan untuk diadakan polling selama sesi. Hybrid event dapat mencakup berbagai audiens baik secara offline maupun online.

Di sisi lain, di dalam hybrid event ketika melalukan sesi tanya jawab dengan pembicara di acara langsung. Audiens online dapat mengajukan pertanyaan saat presentasi disiarkan langsung dan pertanyaan mereka akan dijawab pada saat menjawab pertanyaan dengan audiens offline. Penyelenggara hybrid event hanya membutuhkan moderator atau layar di tempat untuk melihat pertanyaan secara online. Ini biasanya dapat dilakukan di studio yang menyiarkan acara langsung secara online.

5. Mendapatkan Informasi Berharga

Kelebihan lain dari hybrid event adalah informasi yang kita dapatkan dari semua audiens yang hadir. Jika di acara offline, kita cukup melakukan perhitungan jumlah karyawan dan memperkirakan berapa banyak pemirsa yang berpartisipasi dalam satu sesi.

Tetapi, di dalam hybrid event, akan diketahui jumlah partisipan yang tepat. Sehingga juga tahu bagaimana mereka terlibat dan kapan mereka keluar dari sesi. Tidak hanya itu, kita juga mendapatkan informasi tentang minat partisipan yang hadir dengan bantuan data yang dikumpulkan dan partisipasi sesi.

Semua informasi berharga tersebut akan membantu meningkatkan konten yang akan dibuat di masa mendatang. Dalam kasus sponsor, mereka juga mendapatkan informasi yang penting tentang traffic di stan mereka serta keterlibatan audiens.

Kekurangan dari Hybrid Event

1. Pelaksanaannya Kemungkinan Menjadi Kompleks

Mencoa menyelenggarakan acara offline dan online/virtual yang sepenuhnya terintegrasi secara bersamaan bisa jadi menjadi rumit. Ketika kita berencana mengadakan hybrid event, maka kita harus menyampaikan dua acara yang hampir identik secara bersamaan secara virtual dan secara langsung. Oleh karena itu, berpikir secara strategis dalam hal perencanaan sebelum mengadakan hybrid event akan membantu dalam memahami seberapa besar acara tersebut. Dan juga mungkin perlu pekerjaan yang cukup ekstra sehingga acara dapat sepenuhnya terintegrasi dengan baik.

2. Sponsor Mungkin Perlu Bimbingan Ekstra

Seringkali akan lebih sulit untuk mendapatkan sponsor jika kita tidak dapat meyakinkan mereka. Ini merupakan tantangan terbesar bagi penyelenggara acara jika tidak ditangani dengan tepat.

Mendapatkan lebih banyak sponsor secara ekslusif bergantung pada nilai yang dapat diberikan oleh penyelenggara acara kepada mereka. Oleh karena itu, teknologi yang ada perlu memastikan bahwa sponsor menerima manfaat yang sama bahkan lebih jika dibandingkan dengan acara offline. Kuncinya adalah meyakinkan sponsor tentang keberhasilan acara yang dahulu, kebiasaan dari peserta dan peningkatan tingkat eksposur yang akan mereka dapatkan di hybrid event.

3. Membutuhkan Tambahan Koordinasi Yang Ekstra

Mengelola dan menorganisir sebuah hybrid event mungkin akan mengalami beberapa tantangan dalam merencanakan dan melaksanakannya. Selain waktu, tenaga dan sumber daya, yang diperlukan untuk menyiapkan hybrid event adalah mengarahkan acara sehingga saling terintegrasi.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah aspek teknis dan fisik dari hyrid event yang cukup kompleks dan rumit. Sehingga membutuhkan koordinasi yang ekstra dengan staff yang mengatur acara di bagian offline maupun yang mengatur di bagian aplikasi online.

Dengan bantuan tim ahli dan platform acara virtual profesional, banyak hal dapat dikelola dengan mudah. Platform virtual akan memberikan solusi untuk peralatan live-streaming. Ini juga akan memungkinkan solusi yang praktis untuk keterlibatan online dan offline.

4. Potensi Masalah Konektivitas

Di saat mengadakan hybrid event, kekhawatiran lain yang dapat muncul adalah masalah koneksi yang tidak stabil. Karena masalah konektivitas ini, peserta virtual mungkin tidak bisa mendapatkan pengalaman yang lengkap. Akibatnya, bisa saja penyelenggara acara akan mendapatkan protes dari peserta yang terhubung secara online, karena sangat mengganggu pengalaman mereka.

Solusinya sederhananya adalah melakukan penelitian dan memilih platform virtual yang menawarkan konektivitas yang lancar selama acara berlangsung. Selain itu, juga perlu tim yang ahli di bidangnya yang bertanggung jawab atas masalah teknis.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *