Karena perbedaan mengatur acara, ada kesenjangan dalam pengalaman yang akan dimiliki audiens jarak jauh dan langsung. Tugas kita, sebagai penyelenggara acara adalah meminimalkan celah ini untuk menyediakan acara interaktif yang lancar bagi kedua audiens.
Untuk membantu kita mencapainya, berikut adalah tips dalam mengatasi masalah ini dan menyelenggarakan hybrid event yang ideal.
1. Jangan Lupa Untuk Selalu Terbuka Untuk Revisi
Untuk menghindari kepanikan di menit-menit terakhir, latihan ini dapat sangat membantu kita. Jika konten yang akan disampaikan sudah diputuskan, dan pembicara sudah ditentukan topiknya, kita harus melihat kembali presentasi, video, dan semua konten yang akan disajikan di hadapan penonton.
Lihat apakah itu sesuai dengan agenda kita untuk acara tersebut dan memberikan nilai.
Kita perlu melayani peserta dengan konten bernilai tambah untuk waktu yang mereka investasikan di acara kita. Dan jika itu berarti meninjau kembali konten kita beberapa kali.
Namun, sebagai perencana acara, kita harus mendekati hybrid event pertama kita sebagai kesempatan belajar. Akan ada masa percobaan untuk semua perusahaan saat mereka beralih ke cara baru menyelenggarakan acara ini.
2. Patuhi Fungsi Operasi Di Tempat
Bukan masalah besar bagi delegasi virtual tetapi peserta yang hadir secara fisik. Kita dengan semua anggota tim kita, harus menjadwalkan waktu tertentu dalam sehari untuk berlatih dan memeriksa apakah lampu/suara berfungsi dengan baik, sehingga tidak membuat kita malu ketika kita benar-benar berada di sana.
Selain itu, pastikan bahwa apa pun yang disiarkan langsung telah diatur sehingga menawarkan audio dan video yang jelas kepada pemirsa virtual. Lakukan ‘pemeriksaan teknis’ cepat sebelum acara, di mana seseorang dapat melihat presentasi melalui platform virtual dan menyarankan perubahan apa pun jika diperlukan.
3. Libatkan Peserta Virtual
Lebih mudah bagi peserta jarak jauh untuk hanya duduk dan menghadiri acara secara pasif, tanpa secara aktif mengambil bagian dalam acara tersebut. Sebagai tuan rumah, kita tidak boleh membiarkan ini terjadi.
Untuk lebih melibatkan audiens jarak jauh kita, instruksikan pembicara kita untuk menjawab pertanyaan, komentar, dan saran yang dikirim oleh peserta virtual. Keterlibatan dari peserta di tempat tidak diragukan lagi penting. Namun sebagian besar waktu, mereka berhasil berinteraksi karena pembicara berada tepat di depan mereka, tidak seperti peserta yang mengikuti sesi dari jarak jauh.
Di webinar langsung, sangat penting untuk melibatkan kedua audiens. Gunakan fitur yang dapat berinteraksi dengan peserta secara langsung dan virtual. Misalnya, polling langsung dan Tanya Jawab dapat dilakukan melalui aplikasi platform virtual oleh peserta jarak jauh dan langsung. Ini juga akan memungkinkan penyelenggara untuk mengumpulkan analisis acara setelah acara selesai.
4. Tetapkan Waktu Sebagai Prioritas
Rentang perhatian audiens telah berkurang secara drastis dan sedikit kelesuan mungkin akan merugikan kita. Terutama mereka yang bergabung dari jarak jauh lebih rentan menjadi korban.
Jadwalkan acara kita agar sesinya tidak terlalu lama dan ada jeda di antaranya. Tetapi menjaga sesi singkat tidak menjamin keterlibatan, kita harus menyediakan konten bernilai tambah dengan cara yang interaktif.
Kita juga harus mempertimbangkan zona waktu untuk orang-orang yang hadir secara virtual. Jika ada banyak audiens dari seluruh dunia, akan lebih baik untuk melakukan streaming presentasi langsung, dan kemudian juga mengunggah rekamannya untuk dilihat orang lain pada waktu mereka sendiri.
5. Pertimbangkan Kapasitas Untuk Peserta
Penyelenggara harus menetapkan batas jumlah tiket tatap muka yang mereka jual.
Jika tiket tatap muka terjual habis, kita harus melakukan upaya ekstra untuk mempromosikan manfaat pergi ke virtual event. Beberapa orang mungkin tidak membeli tiket jika mereka tidak dapat hadir secara langsung karena mereka tidak melihat nilai dalam virtual event tersebut. Di sinilah tim pemasaran kita perlu turun tangan untuk mengatasi masalah mereka dan menjelaskan mengapa alternatif virtual layak dibeli.
6. Menumbuhkan Peluang Berkoneksi
Koneksi adalah salah satu alasan utama mengapa orang menghadiri acara bisnis. Tugas kita adalah memastikan bahwa audiens yang ada di webinar/rapat hybrid kita berinteraksi secara efektif. Memberikan peluang jaringan kepada audiens hibrida agak sulit karena sebagian audiens kita hadir sementara sisanya menghadirinya dari jarak jauh.
Juga, dorong peserta untuk menyiapkan profil pengguna di platform acara virtual, terlepas dari apakah mereka bergabung dengan acara virtual atau fisik. Dengan cara ini peserta dan peserta pameran dapat dengan mudah mencari profil dan memulai percakapan dengan target utama. Mereka juga dapat meminta pertemuan satu sama lain. Bahkan jika mereka berdua secara langsung, itu akan membantu mereka mengelola kalender dengan lebih baik.
7. Perhitungkan Anggaran
Aspek ini sering diabaikan meskipun menjadi salah satu elemen terpenting dalam menyiapkan acara hybrid.
Beberapa faktor biaya tercantum di sini:
- Biaya tempat virtual
- Pemesanan tempat
- Biaya produksi
- Biaya konektivitas internet
- Katering/makanan dan minuman untuk peserta di tempat
- Pengaturan dan pembongkaran kru
- Perjalanan dan akomodasi untuk tuan rumah dan pembicara (jika kita menanggung biaya tersebut)
- Biaya-biaya ini, ketika dikompilasi, dapat berubah menjadi jumlah yang cukup besar, kadang-kadang menelan biaya ratusan ribu dolar, tergantung pada kebutuhan acara. Jadi, lebih baik bersiap dan memiliki perkiraan yang cukup akurat tentang modal yang dibutuhkan.
Anggaran harus mempertimbangkan jumlah uang yang kita, penyelenggara acara, dapat ganti dari sponsor dan tiket. Jika kita mengharapkan pengembalian investasi yang tinggi, kita mungkin dapat membenarkan pengeluaran lebih banyak di muka. Jika kita berada di industri di mana ada beberapa skeptisisme tentang hybrid event, mungkin lebih bijaksana untuk mempertimbangkan memulai dari yang kecil dan perlahan-lahan mendapatkan dukungan dari lebih banyak sponsor dan peserta dari waktu ke waktu.
8. Lakukan Analisis Untuk Mengukur Keberhasilan
Analisis apa yang berhasil untuk bisnis kita. Acara bukanlah hal satu kali dan penting untuk belajar dari masalah acara kita sebelumnya.
Sayangnya, tepuk tangan penonton bukanlah ukuran akurat dari kesuksesan sebuah acara. Lebih baik memercayai angka karena Ini adalah analisis parameter yang mewakili apakah acara itu sukses atau tidak.
Kita perlu menginterpretasikan analitik dan laporan acara dan membuat keputusan berdasarkan hasil ini untuk acara yang lebih baik (dalam hal keterlibatan, ROI, generasi prospek, dll.) di masa mendatang. Manajer virtual event membantu kita membuat dan menafsirkan laporan acara ini.
Berikut adalah praktik peristiwa terbaik untuk pengumpulan data peristiwa yang lebih akurat:
- Pendaftaran dan tingkat kehadiran secara otomatis dilacak melalui login peserta ke tempat virtual. Namun, untuk kehadiran langsung, kita dapat membuat orang masuk menggunakan kode QR. Dan migrasikan data tersebut untuk menunjukkan kehadiran yang lebih akurat baik dari peserta virtual maupun secara langsung.
- Lalu lintas stan sebagian besar dilacak untuk peserta virtual. Tetapi jika kita mengikuti praktik terbaik kami dari atas dan menyelenggarakan semua jaminan acara secara virtual, kita dapat melacak unduhan konten paling populer, dll. yang memberi kami ide bagus tentang kinerja stan secara langsung juga.
- Metrik obrolan di acara hibrid dapat dilacak untuk audiens jarak jauh dan tatap muka jika kita meminta semua peserta-virtual dan tatap muka untuk mengisi profil pengguna. Dengan demikian, mereka akan lebih cenderung menggunakan fungsi obrolan virtual untuk berinteraksi satu sama lain.
- Keterlibatan presentasi dapat diukur dengan mengintegrasikan fitur interaktif seperti polling dan Q&A (seperti yang disebutkan sebelumnya).
- Perjalanan pengguna dapat dilacak secara eksklusif untuk peserta virtual. Namun, tren pengguna ini mungkin menawarkan wawasan berharga tentang bagaimana peserta secara langsung menavigasi acara juga. Itu lebih mungkin jika tempat virtual mencerminkan tempat tatap muka.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran secara virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
