Percaya atau tidak, virtual event dan hybrid berada di ambang transformasi menjadi norma baru. Karena itu, mereka tidak hanya mudah dikelola tetapi juga nyaman bagi penyelenggara dan peserta. Setahun yang lalu, perusahaan hanya memiliki beberapa pilihan untuk dipilih. Sekarang mereka dihadapkan pada seluruh daftar perusahaan yang menawarkan perangkat lunak hybrid event.
Satu-satunya untuk meraih kesuksesan acara adalah terletak pada interogasi. Ajukan pertanyaan berikut saat mencari software untuk acara kita.
1. Bagaimana Solusi Anda Membantu Saya Mencapai Tujuan Saya?
Virtual event atau lainnya, harus digunakan sebagai bagian dari strategi yang lebih besar. Langkah pertama, adalah memahami bagaimana hybrid event akan membantu kita mencapai tujuan pemasaran/SDM/perekrutan kita.
Berbagai jenis acara (konferensi, trade show, pameran karir, dll.) dapat diselenggarakan dalam format hybrid. Memiliki gagasan tentang semua ini akan memungkinkan kita untuk memahami format mana yang paling sesuai dengan tujuan bisnis kita. Misalnya, jikaingin menyelenggarakan hybrid job fair jika kita ingin merekrut karyawan dengan bakat terbaik. Atau hybrid trade show akan sangat cocok untuk kita saat meluncurkan produk baru kita di pasar.
Memiliki agenda, gagasan mengapa kita ingin mengadakan acara akan memungkinkan kita untuk memutuskan software hybrid event. Saat mencari software hybrid event, pertama-tama kita akan melihat fitur-fiturnya. Dengan demikian, sasaran akan menjadi kebutuhan yang pada akhirnya menentukan fitur yang kita inginkan di platform acara kita.
2. Sampai Tingkat Apa Saya Dapat Mengharapkan Dukungan Teknis Dari Vendor?
Kita tidak ingin menemukan diri kita berjuang untuk memecahkan masalah selama acara. Perangkat lunak rentan terhadap masalah teknis dan gangguan, tetapi tidak boleh mengganggu acara kita atau menyebabkan ketidaknyamanan bagi peserta jarak jauh kita .
Itulah mengapa kita harus selalu bertanya apakah perusahaan kita akan terhibur dengan dukungan teknis dan pengaturan acara.
Dukungan teknis tidak hanya berarti menawarkan solusi di saat krisis. Ini juga harus mencakup dukungan untuk menghubungkan virtual event dan fisik dan menawarkan semua persyaratan teknis yang diperlukan. Jadi, kita harus mencari perusahaan yang proaktif dan bisa mengurus semua kebutuhan itu langsung dengan tempat.
Dukungan penyiapan acara sangat penting, terutama jika kita baru saja masuk ke virtual event. Penyedia software hybrid event kita harus menawarkan tim profesional berpengalaman yang berdedikasi untuk membantu penyiapan dan pegangan sebanyak yang diperlukan di seluruh proses-baik di bidang fisik maupun virtual.
3. Berapa Banyak Kontrol yang Kita Miliki Pada Interfacenya?
Kustomisasi sangat penting untuk menyelenggarakan virtual event dan hybrid karena memungkinkan perusahaan untuk mewakili merek mereka alih-alih menggunakan antarmuka generik. Kita ingin peserta jarak jauh kita merasakan perusahaan kita melalui interface acara.
Temukan perusahaan yang memungkinkan kita mendesain lobi, ruang konferensi, dll. untuk acara kita sehingga bahkan peserta jarak jauh kita dapat mengalami acara tersebut daripada merasa seolah-olah mereka sedang mengikuti kuliah online atau menavigasi melalui halaman web datar. Desain ini dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan merek kita, tata letak tempat dan integrasi yang menyenangkan. Kita bahkan dapat mendesain perwakilan stan virtual dan meja resepsionis berdasarkan apa yang diwakili oleh perusahaan kita.
4. Seberapa Ramah Pengguna Platformnya?
UI yang kompleks adalah sebuah kegagalan. Kita memerlukan software hybrid event yang menyadari hal itu dan menawarkan interface yang ramah pengguna. Desainnya harus sedemikian rupa sehingga orang merasa nyaman memasuki ruang virtual dan bernavigasi. Itu harus dibangun agar terasa intuitif seperti berjalan melalui acara tatap muka.
Cobalah untuk tidak berlebihan dalam mendesain tata letak. Estetika memiliki peran penting, tetapi ingat semakin sederhana semakin baik.
5. Metrik Apa yang Dapat Saya Lacak?
Dibahas secara singkat di atas, kita tidak boleh menerima begitu saja data analitik karena ini adalah parameter yang akan kita gunakan untuk membuat keputusan yang diperhitungkan dengan cerdas.
Jauh di belakang, tidak pernah terpikir oleh penyelenggara untuk mempertimbangkan fitur ini. Tetapi semakin hari menjadi suatu keharusan karena semakin kita menganalisis perilaku peserta kita, semakin baik kita berada dalam posisi untuk memahami psikologi di balik melakukan apa yang mereka lakukan. Dengan demikian, memungkinkan kita membuat strategi selanjutnya meningkatkan konversi prospek kita.
Software hybrid event yang baik akan menawarkan berbagai metrik untuk membantu menentukan ROI, ini termasuk:
- Data Kehadiran: dikumpulkan dari login ke acara. Karena sebagian audiens kita secara langsung, meminta orang masuk melalui kode QR akan memberi kita data kehadiran yang diperlukan.
- Traffic: ini termasuk kehadiran webinar, kehadiran stan, ruang paling/paling tidak populer di dalam tempat virtual, dll. Jika kita menyelenggarakan hybrid event, kita juga akan mendapatkan data traffic dari peserta langsung. Menawarkan perkiraan yang jauh lebih akurat.
- Keterlibatan Pengguna: termasuk metrik chat, partisipasi dalam permainan seperti partisipasi dalam polling, trivia dan Tanya Jawab, unduhan dokumen, dll.
- Aktivitas Pengguna Individu: melacak bagaimana individu menavigasi melalui tempat virtual. Juga menawarkan wawasan tentang tren peserta secara langsung.
6. Berapa Jumlah Peserta yang Diperbolehkan?
Apakah kita dapat menjadi penyelenggara sejumlah peserta melalui software hybrid event?
Kita ingin tahu apakah ada batasan jumlah peserta yang dapat kita undang, untuk menghindari masalah apa pun selama acara. Kita perlu memastikan bahwa perangkat lunak dan tempat fisik yang kita tuju masing-masing mendukung jumlah peserta jarak jauh dan peserta langsung yang kita antisipasi.
Singkatnya, batas tiket virtual dan tiket langsung kita masing-masing harus mencerminkan software hybrid event dan kapasitas tempat fisik.
7. Bisakah Saya Melokalkan Bahasanya?
Itu menjadi perhatian serius bagi perusahaan yang menyelenggarakan hybrid event. Dengan audiens global sebagai peserta kita, bagaimana kita harus mengatasinya?
Terlepas dari masalah yang dihadapi oleh jaringan melalui internet, bahasa adalah hambatan lain yang harus dilalui untuk menyelenggarakan acara yang dikelola dengan baik. Hal itu kemungkinan besar merupakan titik fokus dari acara gabungan semacam itu. Sementara acara di tempat dapat memposting papan nama dalam berbagai bahasa, kita perlu memastikan bagian virtual kita dapat menawarkan opsi papan nama multibahasa di seluruh tempat.
8. Bisakah Saya Mengikuti Acara Dari Ponsel?
Seberapa sering kita menggunakan ponsel kita? Sebuah survei terbaru meneliti bahwa ada 3,5 miliar pengguna ponsel di seluruh dunia. Rata-rata orang Amerika menghabiskan hampir 3 jam seharinya di telepon, yang memberikan bobot yang cukup besar.
Sementara beberapa software hybrid event menawarkan aplikasi seluler yang lebih mudah bagi peserta untuk mengakses acara dari browser seluler mereka. Tidak perlu mengunduh apa pun untuk berpartisipasi, cukup klik URL dan kita berada di acara tersebut.
9. Apakah Anda Menawarkan Demo Gratis?
Industri ini sudah menghadapi persaingan yang kejam karena pemasok baru terjun untuk memaksimalkan keuntungan mereka.
Untuk mengetahui apakah perangkat lunak tersebut kompatibel dengan semua kebutuhan kita, kita tidak boleh mengambil risiko dan meminta demo gratis sebelum melakukan apa pun. Kita tidak hanya berada dalam posisi untuk mendapatkan pengalaman langsung pada produk akhir, tetapi kita akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk memutuskan.
Tentang SimHive
SimHive merupakan platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience Anda di 3D world menjadi senyata mungkin. Dengan menggunakan SimHive, Anda tetap dapat melaksanakan sebuah pameran secara virtual dengan kondisi yang mirip dengan pameran yang diadakan secara offline. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
