Pernahkah mendengar tentang istilah hybrid event? Hybrid event merupakan kata kunci terbaru dari dunia industri event. Baik secara personal maupun secara perusahaan, acara tatap muka dan virtual memperbarui solusinya dengan menyertakan hybrid event. Menurut BizBash, 70% dari profesional acara dan delegasi acara percaya hybrid event akan menjadi komponen yang penting dari sebuah acara atau pertemuan di masa mendatang.
Jika kita tidak terbiasa dengan istilah ‘hybrid event’, atau bahkan sudah familiar dengan istilah tersebut, berikut adalah lima hal yang perlu diketahui tentang hybrid event.
1. Hybrid Event Adalah Tren Acara Terbesar Tahun 2021
Bahkan ketika dunia masih bergelut dengan situasi pandemi COVID-19 ini, gagasan untuk mengumpulkan sejumlah orang dalam ruang fisik masih sangat menarik. Itu sebabnya hybrid event telah menjadi topik hangat selama beberapa bulan terakhir. Beberapa media juga menyebutkan bahwa hybrid event sebagai cara bagi perusahaan untuk mengatasi pembatasan COVID-19.
Hybrid event mungkin akan menjadi sebuah standar baru walaupun setelah peraturan social distancing global ini sudah dicabut. Karena pada faktanya, hybrid event menawarkan banyak manfaat dan jauh lebih fleksibel daripada solusi lain untuk mengadakan acara yang tersedia sekarang.
2. Hybrid Event Mungkin Tidak Seperti yang Dibayangkan
Perusahaan event terkadang terlalu mendalami setiap kemungkinan yang ada pada saat menyelenggarakan hybrid event. Bahkan mungkin juga terkadang memperkerjakan terlalu banyak tim untuk terjun langsung ke hybrid event yang diadakan. Sebenarnya, hybrid event cukup efisien karena kita hanya mengendalikan beberapa hal di acara tatap muka dan elemen virtual apa saja yang ingin disertakan. Kita hanya perlu memilih aspek mana dari acara tatap muka kita dan aspek virtual apa saja yang ingin kita sertakan dalam acara kita. Kita hanya perlu menjadi penengah dari vendor acara tatap muka dan vendor acara virtual. Jadi hybrid event mungkin tidak seperti yang dibayangkan dimana terlalu mendalami setiap kemungkinan dalam perencanaannya yang akan banyak menghabiskan waktu.
3. Hybrid Event Memerlukan Pertimbangan Tambahan
Tentu saja, meskipun kita memulai dari yang kecil, masih ada beberapa pertimbangan tambahan yang diperlukan untuk hybrid event. Misalnya, kita kemungkinan akan mengelola satu vendor untuk platform online dan satu atau lebih dari satu vendor untuk bagian acara tatap muka. Kita juga harus memastikan bahwa kedua belah pihak dapat bekerja sama untuk menjalankan acara kita.
Selain itu, kita harus mempertimbangkan pengalaman acara dari dua perspektif berbeda yaitu pengalaman acara langsung dan pengalaman acara online. Kita harus memutuskan aspek acara apa yang kita inginkan agar dapat diakses oleh setiap audiens dan aspek apa yang akan membantu menciptakan satu pengalaman yang baik untuk semua peserta kita.
Buat dan ikuti dokumen perencanaan acara yang komprehensif untuk memastikan kita tidak melewatkan apa pun dan periksa dengan tim yang tepat saat merencanakan hybrid event kita.
4. Hybrid Event Tidak Membutuhkan Tim atau Anggaran yang Besar
Pertimbangan tambahan tidak berarti tambahan anggaran atau sumber daya. Oleh sebab itu, kita hanya memerlukan sedikit pemikiran ekstra di dalam perencanaan dan pelaksanaan acara kita. Jika kita bekerja dengan vendor yang tepat, kita akan menemukan bahwa kita bisa menjadi satu tim dan masih dapat melakukan hybrid event yang sukses.
Alokasikan banyak waktu kita untuk menemukan vendor yang tepat. Ini berlaku untuk acara fisik dan virtual dan sangat penting ketika kita bekerja sebagai tim kecil atau satu tim. Mengingat banyak opsi pilihan dari vendor yang ada, maka kita harus menyaring banyak opsi sebelum menemukan pasangan vendor yang tepat. Namun, begitu kita menemukan tim yang menawarkan dukungan menyeluruh, kitaakan senang meluangkan waktu untuk menemukannya.
5. Ada Banyak Manfaat Untuk Menyelenggarakan Hybrid Event
Hybrid event menawarkan yang terbaik dari pameran virtual dan acara tatap muka secara langsung. Semakin kita dapat mengintegrasikan keduanya, semakin saling menguntungkan bagi peserta dan sponsor langsung dan online kita.
Namun, seperti halnya acara tatap muka atau virtual, manfaat hybrid event menjadi bervariasi berdasarkan berbagai faktor. Berikut adalah beberapa manfaat dari menyelenggarakan hybrid event :
- Memiliki potensi audiens yang lebih besar karena terdapat audiens online dan audiens langsung
- Ramah lingkungan
- Tingkat keterlibatan yang lebih tinggi di seluruh saluran
- Hemat biaya
- Peluang networking yang luar biasa
- Pelacakan ROI yang efektif
Ingin mengadakan hybrid event yang berkesan? SimHive hadir sebagai platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience di 3D world menjadi senyata mungkin. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
