Pandemi COVID-19 yang sedang berlangsung saat ini mendorong para penyelenggara event untuk menemukan cara baru yang inovatif agar acara tetap berjalan. Alih-alih membatalkan atau menunda acara, banyak penyelenggara merencanakan pameran virtual dan konferensi virtual. Sama seperti konferensi tradisional, konferensi virtual adalah konferensi yang diadakan secara daring atau ruang digital. Format ini disusun sama seperti konferensi tatap muka.
Perbedaan utama antara konferensi virtual dan konferensi tradisional adalah bahwa konferensi virtual diselenggarakan sepenuhnya online. Peserta dan presenter menghadiri dari jarak jauh daripada secara langsung dan memiliki tema keseluruhan, seperti konferensi tatap muka tradisional. Yang diperlukan hanyalah koneksi internet dan perangkat yang terhubung. Untuk penyelenggara acara, keuntungan dari konferensi virtual jauh lebih besar daripada kerugiannya. Mereka juga nyaman untuk semua orang yang terlibat. Pembicara utama, presenter, peserta, dan merek hosting atau sponsor tidak dibatasi oleh wilayah. Kita juga dapat memperluas cakupan sesi yang ditawarkan, menjangkau audiens yang lebih luas, melibatkan sponsor, dan berpotensi menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi. Berikut adalah beberapa manfaat penting dari konferensi virtual.
1. Hemat Biaya Dibandingkan Dengan Pertemuan Fisik
Layanan konferensi virtual berbiaya efektif dari berbagai sudut pandang, karena layanan tersebut hanya membutuhkan komputer atau ponsel yang tersambung dengan konektivitas internet. Untuk konferensi tradisional, kita harus meluangkan waktu dan uang untuk bepergian, biaya untuk tinggal dan sebagainya. Konektivitas digital memberikan manfaat besar terkait penggunaan opsi konferensi virtual secara baik.
2. Konektivitas yang Mudah dari Setiap Tempat di Dunia
Teknologi konferensi virtual telah berkembang sangat luas dan menyediakan konektivitas tanpa cacat dari bagian manapun di dunia. Kita dapat menggunakan layanan konferensi virtual untuk keperluan resmi dan pribadi, karena ada beberapa nomor aplikasi yang dapat kita gunakan untuk memulai pertemuan virtual.
3. Terbaik untuk digunakan di berbagai perangkat dan gadget
Kita dapat melakukan konferensi virtual baik di komputer maupun di ponsel. Sebagian besar smartphone memberikan opsi bagi pengguna untuk melakukan pertemuan web secara teratur tanpa membayar biaya apa pun. Seiring kemajuan teknologi dengan kecepatan tinggi, beberapa aplikasi tersedia gratis baik di ponsel maupun di komputer, yang dapat digunakan untuk melakukan panggilan jarak jauh tanpa membayar sepeserpun.
4. Pertemuan tanpa kerepotan dan kekhawatiran
Kita dapat bertemu teman atau anggota keluarga kita di dunia virtual dari bagian mana pun di dunia. Konferensi virtual memungkinkan kita melakukan perjalanan ke berbagai tempat sambil melakukan percakapan dan tidak perlu mencapai tempat tertentu untuk mengadakan rapat. Yang kita butuhkan adalah konektivitas internet yang baik dan perangkat yang layak untuk disediakan layanan konferensi virtual.
5. Mengurangi Overhead
Konferensi virtual menghemat uang pada biaya overhead seperti lokasi, katering, kepegawaian, dan per diem untuk pembicara, presenter, atau peserta pameran. Peserta akan mengalami penghematan juga, menghindari transportasi, akomodasi, dan biaya makan.
6. Lebih Menarik Bagi Peserta
Biaya perjalanan dan hotel dapat menjadi hambatan nyata bagi orang-orang yang mungkin tertarik dengan konferensi kita. Tanpa harus memesan penerbangan atau tempat menginap selama beberapa malam, pengalaman virtual bisa jauh lebih menarik bagi banyak orang.
7. Kemungkinan untuk Memutar Kembali Siaran Ulang
Acara online berarti kita dapat menyimpan perpustakaan sesi untuk diakses di kemudian hari. Ini berarti kita dapat memberikan nilai lebih kepada peserta konferensi tetapi meyakinkan mereka bahwa mereka tidak akan pernah melewatkan sesi, rapat, atau alamat utama. Ini membantu untuk memuluskan konflik yang dapat muncul dalam proses penjadwalan.
8. Peningkatan Potensi Sponsor
Permintaan sponsor mungkin tiba-tiba menjadi jauh lebih menarik. Dengan target audiens yang lebih besar, peluang sponsorship akan meningkat. Dan, karena ada peluang lebih besar untuk mengumpulkan data dari peserta, peluang sponsor menjadi lebih informatif dan menguntungkan.
Pastikan untuk memiliki tim pendukung yang tersedia selama konferensi virtual kita. Kita perlu memiliki tim staf atau sukarelawan yang tersedia untuk mengarahkan acara, menjawab pertanyaan, dan membantu orang menavigasi acara. Bahkan jika peserta sudah terbiasa dengan alat konferensi video, itu tidak berarti bahwa mereka tidak akan memiliki pertanyaan atau kesulitan mencari cara untuk mengakses webinar atau rapat virtual tertentu.
Ingin mengadakan pameran virtual yang berkesan? SimHive hadir sebagai platform pameran virtual dengan fitur-fitur yang mendukung agar experience di 3D world menjadi senyata mungkin. Penasaran? Yuk, cek paket yang disediakan SimHive pada List Paket yang tertera atau hubungi Admin SimHive sekarang.
