Kesalahan Yang Perlu Dihindari Saat Menyelenggarakan Virtual Event

Dua tahun terakhir merupakan tantangan bagi bisnis dan perusahaan dikarenakan pandemi COVID-19. Jadi di tahun 2022 mendatang, semakin penting bagi perusahaan untuk mempersiapkan dan menangani insiden yang tidak diinginkan dengan cara yang terbaik. Satu hal yang dapat SimHive pastikan dan terus diupayakan pada tahun 2022 adalah penyelenggaraan virtual event.

Di masa pandemi, virtual event kini sudah menjadi kebutuhan. Virtual event yang hemat biaya dan mudah digunakan akan membuatnya tetap akan dinikmati meskipun dunia ini sudah bebas dari pandemi COVID-19.

Untuk menyelenggarakan virtual event yang sukses pada tahun 2022 mendatang, kita harus memperhatikan beberapa hal yang dapat berdampak buruk bagi acara kita. Berikut hal-hal yang perlu kita hindari saat menyelenggarakan sebuah virtual event.

1. Tidak Merencanakan Acara Sebelumnya

Menyelenggarakan virtual event itu memang sedikit rumit. Sehingga membutuhkan banyak koordinasi antara penyelenggara acara dan pemilik platform virtual event. Berdasarkan jenis acara, maka perlu dipastikan beberapa hal sebelum acara diselenggarakan. Hal-hal yang perlu direncanakan meliputi :

  • Apakah ada tema khusus untuk event kita? Bagaimana kita akan menerapkan tema tersebut pada stan, webinar dan auditoriumnya?
  • Apakah sponsor yang terdaftar sudah relevan dengan acara kita?
  • Apakah target audiens akan tertarik dengan acara semacam itu? Apakah kita sudah melakukan penelitian terkait target audiens kita?
  • Berdasarkan tema dan tanggal acara, apakah pembicara/narasumber bersedia untuk hadir?
  • Sudahkan meluangkan waktu yang tepat sesuai dengan zona waktu di Indonesia?
  • Sudahkan memasarkan acara ini secara efektif dan memastikan jumlah peserta yang hadir?
  • Apakah kita sudah akrab dengan teknologi platform acara yang kita gunakan?

Pertanyaan di atas merupakan pertanyaan yang perlu dijawab selama fase perencanaan. Memang akan membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk melakukan setiap tugas. Jadi kita perlu memastikan bahwa memiliki manajer proyek yang baik. Mereka harus bisa membuat jadwal dan rencana kerja dengan baik.

2. Memilih Platform Virtual Event yang Tidak Tepat

Ada banyak layanan hosting virtual event yang tersedia di pasar yang melayani pelanggan global. Namun, tidak semua dari mereka mungkin memiliki fitur yang kita butuhkan. Saat berpikir untuk menyelenggarakan virtual event mendatang, perlu diingat bahwa kita memerlukan platform virtual event yang dapat memenuhi semua kebutuhan acara kita.

Cobalah pikirkan tentang tujuan acara kita. Misalnya, kita mungkin memerlukan gamifikasi untuk menciptakan keterlibatan audiens. Kita mungkin memerlukan integrasi dengan Zoom untuk memastikan sesi breakout yang efektif. Kita juga bisa menambahkan stan pameran untuk para sponsor acara kita. Oleh karena itu kita perlu mengetahui platform yang ingin kita gunakan dengan baik. Ketidaksesuaian antara kebutuhan kita dan fitur platform virtual event kita akan menyebabkan bencana besar bagi acara kita.

3. Tidak Memahami Teknologi

Tidak semua orang akrab dengan teknologi virtual event. Saat berpindah dari acara fisik ke virtual untuk pertama kalinya. Kita mungkin mengalami perubahan teknologi, maka kita perlu membiasakan dengan teknologi tersebut sebelum acara dimulai. Jika kita sudah mengenal teknologinya dengan baik, maka akan membuat pelatihan sponsor dan peserta pameran kita mudah untuk menggunakan platform tersebut. Ini juga sangat penting terutama ketika acara sudah dimulai dan ada kendala teknis.

4. Webinar dan Presentasi yang Terlalu Lama

Webinar atau presentasi yang panjang tidak akan membuat virtual event kita menjadi bagus. Pada saat webinar mencapai puncaknya, sebagian besar peserta telah meninggalkan acara. Sehingga kita pasti kita tidak menginginkan hal itu terjadi.

Tetap buat webinar menjadi sederhana dan mudah dipahami. Jangan menambahkan pitch hanya demi mengisi slot. Alokasikan waktu yang terbatas untuk setiap pembicara. Pastikan mereka memberikan konten yang bagus dalam jangka waktu yang diberikan.

5. Memasang Sponsor yang Tidak Tepat

Sponsor penting untuk mensukseskan acara kita. Tanpa mereka, banyak biaya yang mungkin tidak dapat ter”cover”. Hal ini juga baik untuk sponsor karena acara virtual event kita memberi mereka banyak visibilitas tanpa terlalu banyak pengeluaran.

Meskipun mudah untuk menyiapkan daftar sponsor potensial untuk acara kita, tetapi membuat mereka bergabung dengan acara kita adalah bagian yang sulit. Kadang-kadang, dengan tidak adanya sponsor yang tepat, kita terpaksa menggunakan sponsor apapun di dalam acara kita. Namun, ini bukan pendekatan yang tepat. Kita harus berusaha menarik sponsor yang tepat dengan acara kita. Sponsor yang tepat pasti akan sangat membatu dalam kesuksesan virtual event kita

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *