Virtual Event dan Offline Event: Pilih yang Mana?

Di masa pandemi ini, banyak event organizers (EO) yang semula fokus kepada offline event, mulai beralih ke virtual event. Himbauan untuk tidak berkerumun atau berkumpul serta kewajiban untuk mentaati protokol kesehatan menjadi salah satu hal yang membuat offline event susah untuk dilaksanakan. Setahun belakangan, virtual event mulai marak dilaksanakan oleh para pebisnis, event organizers, badan pendidikan (sekolah, perguruan tinggi), dan pihak lainnya untuk menggantikan offline event sebagai sarana penggelaran acara.

Tidak dapat dipungkiri bahwa virtual event merupakan salah satu solusi terbaik yang dapat kita gunakan saat ini. Dengan kecanggihan teknologi yang ada, kita tetap dapat bertatap muka dan bertukar informasi tanpa perlu takut dengan kondisi yang ada. Namun, meroketnya penggunaan dan pelaksanaan virtual event tidak lantas membuat solusi satu ini tidak memiliki celah. Baik virtual event maupun offline event, memiliki keuntungan dan kekurangan masing-masing. Banyak perbedaan yang perlu disiapkan di masa peralihan dari offline event menjadi virtual event ini. Oleh karena itu, di kesempatan kali mari kita bahas perbedaan antara virtual event dan offline event.

Perbedaan Antara Virtual Event dan Offline Event

1. Biaya Yang Dibutuhkan

a. Offline Event

Untuk melaksanakan sebuah offline event, organizer perlu biaya untuk menyewa venue, menyiapkan makanan atau minuman, dan mungkin perlengkapan yang lainnya. Tak menutup kemungkinan juga menambah personil untuk mengoperasikan beberapa hal. Bila di event tersebut organizer mengundang pembicara, mereka perlu menyiapkan biaya perjalanan dan juga penginapan bila diperlukan.

b. Virtual Event

Berbeda dengan virtual event. Dikarenakan kita berkumpul di sebuah ruang virtual atau berkumpul secara online, penyewaan venue ataupun konsumsi tidak diperlukan. Bila mengundang pembicara pun tidak diperlukan biaya untuk perjalanan ataupun penginapan. Hal ini bisa memangkas biaya yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah event.

2. Kapasitas Jumlah Peserta, Waktu, dan Ruang

a. Offline Event

Dikarenakan offline event memerlukan venue sebagai tempat pelaksanaan, maka hal tersebut akan membatasi kapasitas jumlah peserta yang dapat mengikuti event tersebut. Bila ingin lebih banyak peserta, maka organizer perlu mengeluarkan biaya lebih untuk memperbesar tempat pelaksanaan event. Offline event juga hanya dapat diikuti oleh masyarakat sekitar tempat acara saja. Bila kita berada di luar daerah tempat diadakannya event tersebut, mau tidak mau kita harus pergi ke tempat pelaksanaan untuk mengikutinya.

b. Virtual Event

Virtual event tidak dibatasi oleh kapasitas peserta, waktu, dan ruang. Dengan virtual event kita dapat memuat kapasitas peserta yang lebih banyak daripada offline event. Jarak dan waktu pun bukan halangan untuk virtual event. Karena kita bertemu secara online, tidak peduli kita sedang berada di belahan bumi bagian mana, selama kita terhubung dengan internet maka kita dapat mengikuti sebuah virtual event. Dan dengan perbedaan waktu yang ada, sebuah virtual event juga dapat digelar selama 24/7 non-stop.

3. Engagement

a. Offline Event

Menarik perhatian dari para peserta yang hadir lebih mudah dilakukan ketika kita melaksanakan sebuah offline event dikarenakan kita bertatap muka secara langsung dengan para peserta tersebut. Ketika ada sebuah sesi yang melibatkan pembicara, akan lebih mudah bagi kita membuat para peserta fokus kepada materi yang sedang dibicarakan. Para peserta juga akan lebih mudah berkenalan atau mengobrol dengan para peserta lain, saling menjalin relasi.

b. Virtual Event

Kebalikannya, terkadang sulit sekali untuk mendapatkan perhatian atau membuat peserta dari suatu virtual event untuk fokus. Karena tidak sedang berada di ruangan (fisik) yang sama, maka kita tidak tahu hal-hal apa saja yang dapat mendistraksi perhatian peserta dari virtual event yang sedang berjalan. Para peserta juga lebih sulit untuk saling mengobrol satu dengan lainnya selama berjalannya event. Namun hal tersebut dapat kita minimalisir dengan menyediakan fitur seperti video call atau chat box untuk para peserta saling berkomunikasi.

4. Pengumpulan Data Acara

a. Offline Event

Pengumpulan data acara pada offline event kerap kali dan bisa jadi sebagian besar dilakukan secara manual. Organizer perlu melakukan survei ketika akhir acara kepada pihak terkait untuk memperoleh data selama event berlangsung seperti jumlah peserta yang hadir, peserta yang mengunjungi booth yang ada, dan sebagainya. Dan setelah data tersebut telah terkumpul, kita masih perlu memasukkan data tersebut ke database secara manual. Membutuhkan effort yang lumayan besar untuk pengumpulan data acara pada offline event.

b. Virtual Event

Dengan sistem platform virtual event, organizer dapat dengan mudah mendapatkan data-data yang mereka inginkan. Dengan pengumpulan data acara yang lebih fleksibel dan mudah, perencanaan untuk meningkatkan kualitas event pun dapat dilakukan dengan sesegera mungkin.

Itulah beberapa perbedaan dari virtual event dan offline event. Ada beberapa kelebihan dan kekurangan yang dapat kita catat dari masing-masing event. Namun bila mengingat kondisi saat ini, maka yang paling memungkinkan dari pilihan yang ada adalah menggunakan sarana virtual event. Selain lebih memangkas biaya, kita juga tidak perlu khawatir tentang protokol kesehatan serta persiapan untuk pelaksanaan virtual event pun lebih mudah.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *